Îmbunătățirea proceselor este responsabilitatea tuturor angajaților companiei, de la conducere până la directori. Prin optimizarea proceselor, permitem comenzii să treacă prin companie fără obstacole, întârzieri și pierderi de timp, finanțe și energie. Ceea ce este crucial pentru succesul companiei astăzi este voința și capacitatea de a schimba lucrurile. Marek Mičunda, arhitectul soluțiilor SOVA Digital, consideră că este important să îi învățăm pe oameni să gândească astfel încât să caute valoare adăugată în toate. Cum să transferați această provocare către companii?

Dacă compania dorește ca comenzile să treacă lin către companie, ce să facă?

Primul lucru pe care trebuie să-l facă este să stabilească procesele astfel încât comanda să treacă fără probleme prin departamentele individuale ale companiei, fără pierderi de timp și complicații. Și în al doilea rând, uitați-vă la datele care curg odată cu comanda. Este important să capturați datele astfel încât să nu se dubleze în proces și ca toți cei implicați în proces să aibă o definiție clară de la cine urmează să fie primite datele și ce date ar trebui să fie scoase. Aflați ce trebuie să primească și ce să trimită către alte departamente, la următoarea etapă a procesului.

Care este situația în companii?

Situația este departe de a fi ideală. Oamenii din unele departamente nu pot defini care este aportul lor și care este rezultatul lor. Nu au competențe clare de la cine ar trebui să obțină datele și de unde ar trebui să le trimită. Problema este lipsa standardizării proceselor, standarde de performanță stabilite incorect, incompletitudine și documentație tehnică depășită ... Prin urmare, este relativ dificil să monitorizezi starea actuală a comenzii în timp real. Nu numai comunicarea, ci și fluxul de date, documentație și informații între departamente este, de asemenea, obligatoriu. În mod logic, acest lucru va avea un efect negativ asupra depășirii termenelor, a bugetelor și a altor indicatori.

Oamenii din departamente nu au competențe clare, adesea nu au cunoștințe despre funcționarea întregului flux al ordinii în afara actului sau procesului definit în care sunt implicați.

să-și
Cum să începi să abordezi schimbările? Este necesar să setați lucrurile individual, după procese, sau să le priviți „de sus” și să gestionați modificările în mod cuprinzător?

Multe companii au aceeași poveste. Proprietarul a început să construiască ceva, în timp a ajuns la etapa în care a aflat că nu este expert în toate procesele. Fie a început să le configureze pentru o operare eficientă cu experți, fie, așa cum se întâmplă cu multe companii, procesele continuă să funcționeze „sistem de urare”. Fluxul de ordine nu este descris, lipsesc regulile și standardizările. Pentru început, aveți nevoie de o vedere de sus, o configurare cuprinzătoare a procesului de flux de comenzi. Dacă se face un concept al modului în care ar trebui să funcționeze, atunci este posibil să privim fluxul comenzii de jos și să căutăm și să setăm detalii în procese.

Atunci de ce nu o abordează companiile în acest fel? De ce nu standardizează?

Este un fenomen interesant, dar multe companii sunt supuse noțiunii că sunt unice și cred că procesele lor nu pot fi standardizate. Și nu se ocupă de asta. Ei o iau din punctul de vedere al ceea ce produc, nu din punctul de vedere al proceselor. Este necesar să ne dăm seama că procesele din companii sunt aceleași, deși companiile produc produse diferite, sunt companii de inginerie, iar procedurile de optimizare sunt aceleași peste tot. Desigur, fiecare companie trebuie abordată individual.

Alți factori afectează setările procesului?

Pentru companiile de astăzi, seria este redusă, urmând să personalizeze produsele. Totul funcționează la comandă. Nu este o excepție faptul că, în timp ce în trecut au fost produse mii de loturi din aceeași versiune a produsului, astăzi se fabrică doar una - sau zece piese. Acest lucru necesită de obicei schimbări de proces destul de semnificative.

Poate fi salvat în procese de non-producție?

Fazele de non-producție ascund un potențial mare de optimizare, care are un impact asupra întregului proces de producție. Dacă producția este bine pregătită, poate fi cu adevărat accelerată semnificativ. Dar, desigur, totul trebuie planificat și organizat. În opinia mea, chiar și o pregătire adecvată poate economisi 30-40% din timpul de producție. Un indicator garantat că ceva stagnează în procese este că compania nu are termene sub control.

Companiile se concentrează în principal pe creșterea eficienței producției și a tipăririi ... De multe ori ne jucăm cu câteva secunde, dar costă patru zile pentru că cineva a uitat-o ​​într-un e-mail nu este adresată. Aveți ceva de produs în trei săptămâni și costă patru zile să trimiteți un e-mail cuiva fără să transmiteți informații?!

Unde să căutăm potențial de optimizare în procesele neproductive?

Când calculăm pentru fiecare proces cu cât ar putea fi scurtat doar printr-o metodologie sau instrumente adecvate, constatăm că vorbim despre multipli de ore de nefuncționare. De exemplu, consecința rescrierii manuale a datelor de intrare nu este doar că se fac ore suplimentare, dar impactul este mult mai semnificativ. În aceste ore, încetinește și alte procese și nu numai că pierderea de timp se împachetează treptat. Cu toate acestea, cu utilizarea corectă a metodologiei și a echipamentelor, companiile vor descoperi că fluxul de comenzi poate fi scurtat radical și că procesele pot fi accelerate dramatic. Avem deja o serie de soluții care eficientizează procesele de neproducție și de producție, se concentrează pe proiectarea și implementarea fluxurilor de informații fără hârtie, planificare, colectare de date și procese de management.

Afirmați că aproximativ un sfert din munca unui angajat nu are valoare adăugată ...

Am obținut numerele pe baza măsurătorilor pe termen lung la clienți. De exemplu, într-una dintre analize, am urmărit o secțiune de lucru de o jumătate de oră în producția unui angajat care a trebuit să asambleze componente individuale. De fapt, a făcut 10 minute dintr-o jumătate de oră. Restul timpului, adică 20 de minute, a manipulat mărfurile într-o căruță, a ridicat, a ridicat, a așezat, apoi a fugit spre cealaltă parte a holului pentru instrumentele necesare. Munca sa cu valoare adăugată a durat doar 10 minute. Balastul la care a lucrat nu avea nicio valoare.

Dar acestea sunt deja deșeuri vizibile. De ce se întâmplă acest lucru în companii?

Deșeurile sunt în fiecare companie. Întrebarea este doar în ce măsură. Există întotdeauna ceva de optimizat, această atitudine se referă pur și simplu la faptul că unele companii nu au ajuns încă la stadiul de a fi conștienți de perioadele de nefuncționare inutile, nu monitorizează, măsoară, analizează, se concentrează pe alte etape ale producției. Dar este de asemenea necesar să ne dăm seama că efectul unui bulgăre de zăpadă apare aici. Problema nu este doar că cineva face încă trei ore suplimentare din cauza configurării ineficiente, dar încetinește aceste trei ore pentru alte procese. Acest lucru înseamnă că, dacă numărăm în fiecare proces cât de mult ar putea fi scurtat doar printr-o metodologie sau instrumente adecvate, vom constata că sunt trei ore, aici sunt cinci ore. Și dintr-o dată ne confruntăm cu rezultatul că, eliminând timpul de nefuncționare, putem scurta întregul flux al comenzii cu două sau trei zile.

Se întâmplă adesea ca managementul să nu asculte oamenii care doresc și știu să ajute la optimizare în procesul de neproducție. Pentru management, acestea sunt costurile puterii administrative și nu le deranjează atât de mult. Au nevoie de oameni calificați în producție ...

Cum arată când ajungi la o companie pe care te concentrezi?

Analizăm modul în care funcționează comanda de la primirea cererii până la expediere. Monitorizăm toate procesele pe măsură ce comanda se mută de la un departament la altul și ce date sunt utilizate. O problemă recurentă este, de exemplu, comunicarea dintre proiectare și producție. Proiectantul are un instrument sofisticat - un sistem CAD, care are o mulțime de informații. În acesta, produsul desenează, dar apoi tehnologul îl expediază din sistem, preia desenele, o listă excel a ceea ce urmează să fie produs și desenează procesul tehnologic cu mâna pe desene. Aceasta intră apoi în producție. Transcrierile generează erori, nu sunt stocate nicăieri ... Și așa funcționează, din păcate.

Împreună cu IPA Slovacia, SOVA Digital pregătește ateliere pentru companii individuale, le-ați învăța să elimine deșeurile din procesele de neproducție ...

Scopul atelierului este de a implica, motiva și învăța oamenii din conducerea medie și experții autorizați să înceapă crearea unei culturi în companie pentru căutarea schimbării. Vrem să implicăm oamenii în procese. Vom face o analiză inițială a proceselor de afaceri înainte de a începe atelierul. Ulterior, împreună cu reprezentanții atelierului, vom întocmi o hartă a proceselor și împreună vom căuta timpii morți și soluții pentru modul în care procesele ar trebui să fie accelerate, îmbunătățite și schimbate. Rezultatul va fi o hartă a blocajelor. Pe baza acestuia, împreună cu echipa din atelier, vom defini o schimbare pe care o vom implementa în termen de o lună și vom prezenta rezultatul proprietarilor companiei.

Atelierele se încheie de obicei cu inovații în companie. Vrem să începem schimbări cu acesta și să aducem schimbări reale proprietarilor de afaceri și capacitatea de a gestiona în continuare procesul de inovare în companii.

Care este domeniul SOVA Digital în oferta de know-how pentru atelier?

Mai presus de toate, oferim soluții pentru ce date să colectăm, cum și de unde să le colectăm. Când datele sunt specificate, atunci împreună cu IPA Slovacia vom învăța participanții la atelier cum să gestioneze informațiile și cum să creeze soluții pe baza datelor. De asemenea, căutăm noi modalități de utilizare a datelor. De asemenea, dorim să ne concentrăm asupra a ceea ce datele pot provoca nu numai în companie, ci și din partea clienților, furnizorilor, din ecosistemul mai larg sau dacă nu putem găsi un nou model de afaceri în cantitatea de date.

Ce se întâmplă după atelier? Ce opțiuni are compania?

După atelier vom supraveghea aplicarea soluției. Compania are două căi, dacă managementul intermediar după ateliere și după o singură aplicație de optimizare este atât de capabil încât poate începe să lucreze pe altele, va continua procesele de optimizare în conformitate cu harta proceselor. Dacă devine mai complicat, vom continua să lucrăm cu compania la lucruri în parteneriat.