Dețin o companie care comunică cu clienții din departamentul de asistență pentru clienți ca parte a activităților sale. Domeniul de lucru al angajaților este de a răspunde la întrebările clienților printr-o adresă de e-mail de lucru creată pentru fiecare angajat separat. Cred că angajatul meu comunică cu cei dragi în timpul programului său de lucru prin e-mail de serviciu. În compania noastră, angajatul este autorizat să utilizeze internetul, echipamentele de lucru și adresa de e-mail exclusiv în scopuri de muncă. În calitate de angajator, pot verifica conținutul e-mailului de serviciu al angajatului meu?
Puteți monitoriza comunicarea angajatului prin e-mailul său de serviciu numai dacă respectați condițiile stabilite de Codul muncii.. În caz contrar, încălcați dreptul la confidențialitate al angajatului.
Din prevederile § 13 alin. 4 din Codul muncii, rezultă că angajatorul poate inspecta salariatul dacă sunt îndeplinite în același timp ambele condiții următoare:
- pentru monitorizare există motive serioase constând în natura specifică a activității angajatorului și
- angajatul a fost informat în prealabil cu privire la posibilitățile de monitorizare de către angajator.
Motivul serios și natura specială a activităților angajatorului nu sunt definite în Codul muncii, așa că vă recomandăm să definiți motivele specifice pentru care este necesar să verificați e-mailul în reglementările dvs. de muncă.. În cazul dvs., de exemplu, ați putea evalua câte cereri de clienți s-a întâlnit un angajat în cursul săptămânii, comparativ cu alți angajați. Dacă numărul de solicitări procesate nu atinge limita stabilită, ați putea afla de ce angajatul nu și-a îndeplinit sarcinile de serviciu.
Puteți informa angajații despre efectuarea unei verificări prin e-mail pe baza unei notificări specifice de verificare a comunicării prin e-mail pe care o trimiteți angajaților prin e-mail. Cu toate acestea, dacă decideți să consacrați posibilitatea monitorizării angajaților în regulile dvs. de lucru, îi veți informa pe angajați despre inspecție, făcând cunoștință cu regulile de lucru. Domeniul de aplicare al controalelor, metodele posibile de efectuare a acestora și durata obișnuită a controalelor trebuie specificate mai precis. Regulamentul de procedură este un document obligatoriu pe care toți angajații îl cunosc când încep să lucreze, astfel încât vor fi instruiți în mod corespunzător cu privire la posibilitățile de monitorizare. Dacă adoptați o nouă comandă de lucru sau modificați ordinea de lucru originală, este necesar să faceți cunoștință cu toți angajații existenți într-un mod verificabil (de exemplu, prin e-mail în bloc).
Este recomandabil să consultați un manager de resurse umane sau un avocat pentru ca dvs., în calitate de angajator, să vă protejați interesele legitime, să acționați în conformitate cu legea și, în același timp, să păstrați dreptul angajatului la viața privată.