Conform ultimului studiu, o săptămână fără e-mail este mult mai stresantă pentru mulți oameni decât evenimentele neplăcute din viață. În plus, studiul a evidențiat deficiențe alarmante în gestionarea e-mailurilor.
Când gestionarea copiilor de rezervă și a e-mailurilor nu funcționează
Modul în care funcționează sau nu funcționează e-mailul și ce părere au managerii IT despre acesta au fost principalul obiectiv al studiului, sponsorizat de VERITAS Software Corporation. Un total de 850 de manageri IT din companii cu peste 500 de angajați au participat la compilarea rezultatelor sondajului. Companiile au avut sediul în Europa (sunt menționate Elveția și vecina noastră nordică Polonia), Statele Unite, Africa de Sud și Orientul Mijlociu. Conform studiului, starea gestionării e-mailurilor, inclusiv a copiilor de rezervă, poate fi descrisă ca alarmantă.
La prima vedere, totul arată bine - 99% dintre companii au confirmat că își fac backup pentru e-mail, inclusiv atașamentele primite. Cu toate acestea, în realitate, până la 56% dintre respondenți sunt excluși din backupul automat al unor foldere sau cutii poștale. În același timp, 39% dintre respondenți consideră că e-mailul poate fi (legal) utilizat ca dovadă pentru sau împotriva companiei lor. La cinci la sută dintre respondenți, e-mailul a fost de fapt folosit ca dovadă. Cu toate acestea, până la 46% dintre manageri au recunoscut complicațiile de a găsi un anumit e-mail necesar.
Rezultatele recuperării e-mailurilor importante arhivate cu date mai vechi nu sunt cele mai măgulitoare. Potrivit studiului, 92% dintre organizații ar putea să-și restabilească rapoartele din copie de rezervă (întrebarea este, pentru ce anume folosesc de fapt programele de rezervă ale celor 7 procente rămase). Dintre acestea, doar o cincime (18%) ar putea recupera e-mailurile mai vechi de un an. 30% dintre respondenți pot atinge limita în maximum o lună cu mijloacele disponibile. Cu toate acestea, aproximativ o zecime din companii (11%) pot recupera chiar și o săptămână (!) E-mailuri vechi sau mai puțin. Acest lucru este extrem de mic.
Dependență numită e-mail
În plus față de starea nefericită a e-mail-ului, studiul a analizat cu atenție și impactul comunicării electronice asupra oamenilor. Din sondaj, se poate concluziona că e-mailul a devenit o dependență. Mulți nu își pot imagina o singură zi fără să se uite la cutiile poștale.
Cu toate acestea, un alt factor de risc semnificativ se adaugă dependenței - stresul din nefuncționarea e-mailului. Până la 68% dintre respondenți își pot strica starea de spirit printr-o întrerupere de o jumătate de oră a e-mail-ului. O situație mult mai gravă apare dacă e-mailul nu este disponibil timp de o săptămână întreagă din diverse motive. Într-un astfel de caz, o treime dintre CIO și managerii IT au recunoscut că o astfel de situație este mult mai traumată pentru ei decât evenimentele neplăcute din viață. Astfel, eșecul e-mailului concurează cu succes cu mutarea într-o casă nouă, accidente de circulație minore, chiar divorț.
Chiar și un sondaj al timpului necesar pentru a restabili sistemul după un accident nu a fost măgulitor. Potrivit a 4% dintre managerii IT, va dura mai puțin de o oră pentru a restabili sistemul de e-mail și, conform a 9%, reparația va dura 24 de ore sau mai mult. Răspunsul sună alarmant la 39% dintre respondenți - acest grup de manageri habar nu are cât va dura repornirea sistemului.
Potrivit lui Mark Bregman de la VERITAS Software, e-mailul și-a depășit cu mult limitele inițiale sub forma unui instrument de comunicare. Prin urmare, asigurarea faptului că e-mailul funcționează întotdeauna este o prioritate pentru organizații. În caz contrar, poate exista un impact negativ asupra activităților comerciale ale companiei.