Multe companii pot înțelege că unii angajați sunt mai eficienți dacă lucrează de acasă.

birou

Distribuiți articolul

Mulți sunt în biroul forțat de acasă de mai bine de o lună și încă nu este clar cât va dura această situație. Potrivit antrenorului Dáša Spillerová, este incredibil modul în care companiile și statul nu au fost pregătite pentru o situație de criză. Potrivit expertului, astfel de momente dezvăluie virtuți, dar și vicii.

El crede că companiile vor învăța din situație și unele ar putea introduce o muncă parțială de acasă chiar și după epidemie. Acest lucru poate fi valabil mai ales pentru părinții copiilor mici, care prezintă un nivel ridicat de eficiență în aceste zile.

În interviu puteți citi și:
Cum să lucrați de acasă cât mai eficient posibil
Cum să planifici o zi cu un copil
Dacă companiile vor implementa un birou la domiciliu chiar și după sfârșitul epidemiei
Modul în care companiile ar trebui să se pregătească pentru situații neașteptate
Cum să te relaxezi

Va fi o lună lentă, de când mulți dintre noi ne-am găsit într-un birou acasă forțat. Suntem într-o etapă în care cei mai mulți oameni sunt obișnuiți cu asta sau a fost o perioadă de timp insuportabil de lungă?

În această fază a împletirii complete a vieții profesionale, personale și familiale, majoritatea oamenilor care lucrează de acasă încep deja să creeze un nou ritm, structură și ritualuri de funcționare a biroului de acasă. Începe cu crearea unui mediu fizic optim atunci când lucrați de acasă, prin gestionarea propriului timp și sarcini, până la crearea de reguli pentru o funcționare eficientă cu supervizorul și colegii dvs. Acest lucru duce la o mai mare eficiență personală și productivitate. Pe de altă parte, nesiguranța persistentă și realizarea că nu va fi pentru scurt timp, ne îndepărtează rezistența emoțională. Oamenii simt nevoia să câștige energie mentală pentru următoarele zile și săptămâni, pentru a evita să rămână fără resurse.

Există o limită maximă de timp pe care o recomandați unei persoane să petreacă la biroul de acasă fără pauză?

Nu poate fi generalizat. Timpul maxim de birou la domiciliu, pe care angajatul îl poate gestiona bine, este foarte influențat de tipul de activitate, cultura corporativă, mediul familial și, nu în ultimul rând, personalitatea. În condiții normale, nu pandemice de astăzi, mulți angajați au avut o experiență pozitivă cu biroul de acasă de ani de zile. Pentru mulți, alegerea lor și modul de operare preferat pe care nu doresc să le schimbe. Unul dintre beneficiile companiilor, care a fost foarte apreciat de angajați în trecutul recent, a fost biroul parțial la domiciliu.

Cu toate acestea, au existat diferențe fundamentale. Personalul care lucra acasă în timpul zilei nu s-a ocupat de modul de angajare a copiilor, de modul de a-i face profesori cu fracțiune de normă și, în special, știau că după serviciu vor pleca de acasă la plimbare, la cultură, la sport sau pentru a cunoaște prieteni. Aceste contexte au făcut atractivă munca de acasă. Nu este cazul acum, tocmai pentru că numai biroul rămâne acasă. În plus, în trecut, companiile aveau suficient timp pentru a dota angajații de la biroul de acasă cu tehnologiile, abilitățile necesare, stabilirea așteptărilor, modul de comunicare și modul de evaluare a îndeplinirii sarcinilor. În situația de astăzi, totul merge „din mers”, adesea prin încercare și corectare a erorilor.

Cred că majoritatea oamenilor vor suporta acest lucru atât timp cât este nevoie, dar cu condiția ca managerii, în colaborare cu departamentele de resurse umane, să evalueze experiențele și să stabilească flexibil comunicarea și așteptările pentru angajați, astfel încât să poată fi gestionat individual pentru ei. Astăzi, companiile au deja o predominanță semnificativă a angajaților cărora le pasă de calitatea performanței lor, de rezultatele comune și de succes, de aceea este necesar să le ascultați, să le sprijiniți și să stabiliți împreună cu ei regulile de funcționare pentru un birou temporar la domiciliu.

Acasă, angajatul poate fi distras de orice, pentru că nimeni nu se uită. Cum să lucrați cât mai eficient posibil?

Unele cercetări spun că până la 70% din sursele de interferență sunt cauzate de noi înșine. Mintea noastră fuge, ne gândim brusc să facem ceva neplanificat. Când trebuie să facem ceva ce nu vrem să facem, putem șterge și praful de pe flori. Ajută la eficiență pentru a face planuri realiste zilnice și săptămânale. Împărțiți sarcinile în cele care necesită 100% atenție și programați-le atunci când nu sunt deranjat. Dimpotrivă, putem programa sarcini mai puțin solicitante până la momentul zilei, când tulburările sunt mai probabile.

De asemenea, este util atunci când lucrați de acasă, când sunt necesare sarcini care nu sunt de lucru, pentru a împărți sarcinile mai mari în cele mai mici. De exemplu, în loc de: Voi scrie un mesaj de la ... planifică-ți primul pas: Voi prezenta ce va conține raportul. Este mai realist, mai motivant și mă stimulează încrederea în mine, pentru că deja văd că mi-am îndeplinit unele angajamente și spală hormonii care susțin buna dispoziție.

Când vine vorba de tehnici de eficiență, recomand una simplă care funcționează. Este cunoscută sub numele de tehnica Pomodoro (conform ceasului de minute pentru gătit în formă de roșie, nota editorului). Acesta constă în setarea unui timp, optim 25 de minute, când voi lucra intens, apoi iau o pauză de cinci minute când nu fac nimic sau verific telefonul. În mod optim, repet intervalul de 25 de minute de încă trei ori și fac o pauză mai lungă. Dacă vi se pare mult pentru cineva, vă recomand să încercați cel puțin principiul intervalelor de concentrare scurte măsurate cu o recompensă de pauză.

În fiecare zi, muncitorul ar trebui să fie pregătit să lucreze cu tot ceea ce face într-o zi normală de lucru, chiar dacă nu părăsește apartamentul sau este bine dacă intră în muncă de la pat.?

Menținerea obiceiurilor și ritualurilor ca în regimul standard și oferirea unei structuri clare zilei ajută la productivitate și bunăstare mentală. Este, de asemenea, o bună prevenire împotriva stărilor depresive. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că nu există oameni, mai ales în profesiile creative, care să lucreze bine și din pat.

Există profesii care nu pot fi exercitate sută la sută de acasă la computer. Acești angajați se pot simți apoi redundanți. Managerul lor ar trebui să dedice timp special comunicării cu acești angajați?

Astăzi, managerii trebuie să dedice timp special comunicării individuale cu toți angajații. Cu toate acestea, ar trebui să scape de noțiunea că vor adopta sau vor crea reguli general aplicabile cu privire la modul de comunicare și apoi doar să se țină de ele. De multă vreme s-a vorbit despre necesitatea unei abordări individuale a managerului către membrii echipei sale, astăzi aceste cuvinte s-au mutat de la nivelul retoric și au devenit o datorie. Managerul ar trebui să discute cu fiecare membru al echipei ce formă și frecvență de comunicare îi susține, să cadă de acord asupra așteptărilor de performanță (de preferință săptămânal), cum să le monitorizeze și să le evalueze, cum să facă față situațiilor dacă lucrurile nu merg conform plan și în mod similar.

În ceea ce privește angajații care își pot desfășura activitățile doar parțial de acasă, știu deja despre experiențele pozitive ale unor companii. Aceștia au dedicat timp special comunicării cu acești angajați și au convenit cu aceștia asupra sarcinilor importante pentru companie, dar până acum nu a fost loc să se dedice pe deplin acestora. Acestea sunt sarcini, deși foarte importante pentru viitoarea operațiune de succes, dar nu au fost percepute ca fiind urgente. Acestea pot fi sarcini legate de o evaluare mai eficientă și funcționează cu date, creând sisteme de asistență mai bună pentru clienți, îmbunătățind serviciile către inovație și creând noi produse.

Citiți și: Avocații vă sfătuiesc cu privire la tot ce aveți dreptul atunci când trebuie să rămâneți acasă.

Există un plan pentru companie să se pregătească pentru astfel de situații de criză neașteptate?

Este de necrezut că suntem încă nepregătiți pentru situații non-standard și de criză la nivel individual, organizațional, dar și de stat. După această experiență, companiile vor fi mai responsabile în pregătirea planurilor de gestionare a situațiilor de criză din perspectiva managementului economic al companiei, dar nu putem presupune cum va arăta următoarea situație non-standard. În domeniul muncii cu capitalul uman, este cel mai important ca compania să susțină sistematic capacitatea oamenilor de a gândi creativ și flexibil, să acționeze proactiv, ca managerii să devină oameni cu integritate personală, care au încrederea subordonaților lor și care sunt capabili să se dezvolte potențialul lor.

Dacă o companie atrage persoane integrate moral și competente care doresc să învețe, sunt dispuse să primească feedback și să își regândească critic comportamentul, atunci îndrăznesc să spun că o astfel de companie poate face față oricărei crize. În munca mea, am ocazia să mă implic în modul în care echipele se confruntă cu situații de criză și pot spune că echipele de conducere se confruntă adesea cu situații de criză neașteptate și pot demonstra împreună o capacitate miraculoasă de a le gestiona. Aceasta este tocmai calitatea echipelor mature, în care există un efect de sinergie, atunci când echipa nu este o sumă, ci un multiplu al abilităților indivizilor.

Este posibil să gestionezi un copil pe lângă biroul de acasă? Este mai bine pentru angajat să recunoască șefului că trebuie să învețe cu copilul și că nu are timp să lucreze?

În această perioadă, managerul nu este o strategie bună pentru a stabili așteptări, a atribui sarcini și a aștepta ca, dacă un angajat are un obstacol, de exemplu sub forma unei situații familiale dificile, îl va comunica. Managerii ar trebui să fie activi de la început, în definirea așteptărilor pentru lucrători în timpul biroului temporar de acasă, în stabilirea situației reale a oamenilor lor, a condițiilor în care vor lucra. Apoi evaluați limitările lor împreună și stabiliți așteptări și planuri realiste.

Nu are sens să ne așteptăm la performanță de 100% de la colegii care sunt responsabili pentru doi sau mai mulți copii în timpul biroului de acasă. Deoarece dacă chiar acest angajat le-ar putea îndeplini, folosind toate resursele, este probabil sigur că, după două luni în biroul de acasă, un astfel de membru al echipei va deveni o persoană care, după revenirea la normal, se află într-o etapă a procesului de burnout. . Acest lucru va lăsa daune greu de reparat la toate nivelurile companiei.

Cu toate acestea, dacă managerul nu este suficient de sensibil la aceste aspecte și nu deschide subiectul condițiilor specifice de muncă ale subordonatului său, el ar trebui să fie un angajat activ. Adică, el ar trebui să deschidă acest subiect și să-și evalueze realist situația și oportunitățile de muncă. Nu trebuie doar să fim sensibili la nevoile organizației, ci și să învățăm să avem grijă de noi înșine.

Cum să explicăm unui copil că avem nevoie de liniște la locul de muncă la biroul de acasă și că nu putem fi întotdeauna „la îndemână”?

În primul rând, vreau să spun că admir ceea ce pot face acum părinții biroului meu de acasă, care au acasă copii cu școală obligatorie și copii mai mici și știu că de multe ori trebuie să ajungă la capătul capacităților lor. Faptul că am nevoie de o perioadă de odihnă pentru a lucra trebuie discutat cu copilul, de preferință atunci când acesta este calm și explică cu răbdare contextul. În special, ce va aduce în mod pozitiv dacă aderă la ceea ce am convenit împreună.

Ajută la implicarea copilului în pregătirea planurilor, când ne vom face fiecare munca, când vom contribui la funcționarea gospodăriei, când vom avea mai mult timp pentru noi înșine și cum o vom îndeplini. În acest fel, copilul se va simți și coresponsabil pentru urmărirea planurilor. Un exemplu în respectarea promisiunilor trebuie să fie un părinte. Dacă copilul are experiența că, dacă își lasă părinții să lucreze, atunci lucrurile care i-au fost făgăduite sunt distractive, atunci va fi mai dispus să coopereze data viitoare. Pur și simplu dă roade.

Părintele rămâne cu copilul acasă într-o singură gospodărie și ambii au responsabilitățile lor. Este mai bine să aveți programe separate și să lucrați fiecare în camera dvs. în timpul zilei sau să combinați programele și să le combinați?

Este bine să avem momente în care atât părintele, cât și copilul își lucrează la responsabilitățile lor. Dacă copilul este mic, un părinte îl îngrijește în timp ce celălalt lucrează și apoi se schimbă după una sau două ore. Apoi, este o idee bună să renunți la timp când copilul este preocupat de jocul sau videoclipul său sau când bunicii sunt implicați online. În plus, fiecare familie are propriile ritualuri și obiceiuri și trebuie menținută în acest moment, deși în moduri diferite.

În Europa de Vest, este mai frecvent ca femeile să înceapă să lucreze relativ devreme după concediul de maternitate, dar de obicei se află la un birou acasă sau cu jumătate de normă pentru a concilia mai bine viața profesională și cea de familie. Nu credeți că acest subiect va începe să fie dezbătut mai mult în țara noastră, când vedem că multe companii relativ rapid au „intrat” în sistemul biroului de acasă?

M-am întâlnit exact cu astfel de experiențe cu cunoscuții și prietenii mei, încât biroul de acasă și specificul situației de astăzi au deschis noi posibilități și au dezvoltat noi abilități. Este și experiența mea personală. Când situația m-a forțat să-mi schimb atitudinea, văd că multe antrenamente și coaching-ul echipelor se pot face prin intermediul platformelor online cu o valoare adăugată mare și trebuie să recunosc că și mai eficient.

Observ, de asemenea, cum toate deficiențele întâlnirilor corporative se manifestă în lumea online, iar managerii sunt obligați să lucreze la modul de eficientizare a comunicării lor către echipă. Sunt convins că noile obiceiuri și experiențe vor fi benefice, chiar dacă ne întoarcem la operațiunea offline. Companiile au înregistrat, de asemenea, că unele locuri de muncă sau angajați pot lucra mai eficient prin biroul de acasă, iar companiile vor face modificări în consecință.

Părinții copiilor mici pot fi mai eficienți?

Chiar ieri, vorbeam printr-un gard de grădină cu un vecin care are trei copii de școală obligatorie. Ea a apreciat că atunci când a reușit să creeze un regim funcțional în familie, după trei săptămâni, biroul de acasă observă cum poate fi mai eficient în îndeplinirea sarcinilor de lucru chiar și în comparație cu funcționarea clasică.

Dimpotrivă, lucrătorii care au fost înființați reactivi în sensul „dă-mi o sarcină și o voi îndeplini” au acum mai greu. Probabil că vremurile de astăzi cu intensități multiple dezvăluie toate virtuțile și viciile. Sunt nemotivați angajați, manageri incompetenți și egocentrici, companii fără viziune, astăzi dobândește contururi foarte clare cu efecte ușor previzibile, și spun asta cu deplina știință că multe companii s-au confruntat cu probleme serioase complet inocent. Angajații, au o mare șansă construi și începe cu succes afacerea lor din nou și cred că rapid.

Unii angajați întâmpină dificultăți în „deconectarea” de la serviciu și de la muncă până seara târziu. Cum pot preveni acest lucru?

Este important să ne dăm seama că nu alergăm la un sprint, dar este necesar să alergăm la un maraton. Prin urmare, este necesar să avem grijă de noi înșine, astfel încât să nu epuizăm toate resursele noastre mentale și fizice până când nu operăm într-un mod normal. Atunci nu vom putea face față nici măcar condițiilor standard. Unul dintre primii pași pentru epuizare este că lucrăm, chiar dacă ne simțim obosiți și munca ne ia un timp nerezonabil de lung, atunci nu ne relaxăm suficient, nu ne odihnim și a doua zi ajungem și mai adânc în rezerve.

Prin urmare, este mai bine să puteți spune „Am terminat astăzi” la momentul potrivit. Experiența mea este că atunci când lucrați neconcentrat și ineficient, aveți tendința de a o face mult timp. Acesta este un cerc vicios care are nevoie să fie eliminat în comunicarea cu superiorul dvs. și stabiliți așteptări realiste.

Citește și: Ce recomandă psihologii și companiile angajaților la biroul de acasă?

Psihoigiena este foarte necesară în acest moment. Care sunt cele mai bune modalități de a „curăța capul”?

Cei mai mulți dintre noi curățăm cel mai bine capul "aer curat și mișcare. Oricine este în casă are o grădină, așa că astăzi este ușor în această direcție. Locuiesc la doar 15 kilometri de Bratislava și există multe locuri unde poți întâlni o persoană cu același Cu toate acestea, chiar și în oraș puteți găsi un timp și un loc în care vă simțiți în siguranță și puteți merge sau face sport fără stres. În plus, mulți utilizează astăzi yoga online, Pilates, antrenament de fitness și îl laudă.

Orice mișcare și schimbare de activitate este de neînlocuit pentru psihoigienă. În plus, toată lumea știe ce îi place și îi încarcă cu energie. Muzică, dans, carte, comedie bună. Slavă Domnului, nimeni nu ne-a luat asta. Este necesar doar să vă răsfățați și este mai bine să vă planificați în mod specific pentru fiecare zi. Uneori, în momentele dificile, trei respirații profunde încercate și testate și expirații chiar mai lente vor ajuta, de asemenea.

Dáša Spillerová este cofondator și director al companiei de consultanță ADDA Consultants. Lucrează ca antrenor pentru managerii din cele mai înalte poziții. De asemenea, el conduce programe de sprijinire a talentelor și a liderilor. Este unul dintre fondatorii programului de dezvoltare a managementului de vârf al John Blakey Leadership Academy.