Indemnizații de călătorie - cele mai frecvente greșeli din practica de aplicare
17.12.2019 19:03
Ca prim pas, trebuie spus că alfa și omega în recunoașterea cheltuielilor de călătorie sunt o directivă internă bine elaborată. Ar trebui să fie actualizat în mod regulat și în același timp ușor de înțeles pentru fiecare angajat. Când efectuăm un audit, întâlnim cel mai adesea următoarele erori:
- Rambursarea taxelor bancare la plata cu un card de plată privat în străinătate
Probabil cea mai frecventă problemă este plata în exces a taxelor bancare atunci când se plătește în străinătate cu cardul privat al unui angajat. Companiile justifică acest lucru spunând că angajatul nu ar trebui să facă pierderi atunci când efectuează o călătorie în străinătate. Cu toate acestea, ei nu sunt conștienți de cerințele mai profunde care rezultă din aceasta. Cheltuielile bancare în contul angajatului nu sunt cheltuieli ale angajatorului. Dacă angajatul a creat un cont curent la cererea angajatorului și angajatorul este de acord să le ramburseze, acesta va contabiliza beneficiul acordat angajatului astfel:
(a) costuri asociate contului bancar al personalului: 548/331;
b) plata: 331/221;
În același timp, astfel de venituri ale salariatului sunt considerate venituri din activități dependente, indiferent dacă venitul a fost asigurat din fondul social sau din alte surse ale angajatorului. Aceasta înseamnă că compania va include astfel de venituri în salariul angajatului și va face deduceri corespunzătoare. În plus, performanța în cauză trebuie reglementată printr-un contract colectiv sau un regulament intern. Numai în aceste condiții, costul băncii angajatului percepe o cheltuială fiscală pentru angajator.
- Rambursarea sumei din extrasul bancar în cazul unui document străin
Companiile au declarat adesea într-o politică internă că rambursează costurile/documentele exprimate în altă monedă prin extrasul de cont bancar privat al unui angajat. Din păcate, recunoașterea cheltuielilor de călătorie în valoare de EUR menționată pe extrasul de cont al angajatului, în cazul în care documentul este emis în altă monedă, este contrară Legii contabilității. Conform legii, compania ar trebui să convertească documentul în EUR, unde ziua evenimentului contabil este ziua de depunere a declarației de activitate către angajator și, prin urmare, va fi utilizată rata de referință din ziua precedentă. În acest caz, toate costurile de schimb către bancă sunt convertite de către angajat atunci când sunt convertite în EUR.
- Rambursarea prânzului cu un partener fără reducerea alimentelor
O altă greșeală gravă este plata în exces a prânzurilor comune cu partenerii la facturarea unei călătorii de afaceri (interne și străine). Companiile rambursează adesea „fără cap” aceste cheltuieli, indiferent de alte aspecte legate de contabilitate și impozite. În primul rând, trebuie spus că masa de prânz cu un partener este un cost de reprezentare, adică un cost non-fiscal al companiei. În al doilea rând, este necesar să ne gândim la modul în care aceasta va afecta facturarea unei călătorii de afaceri și furnizarea de mese. Din cele de mai sus rezultă că, în cazul în care angajatorul rambursează salariatului pentru documentul „masa de lucru”, din punctul de vedere al angajatorului este o taxă de reprezentare (contabilitate 513). Aceasta înseamnă, de asemenea, că angajatul a avut un prânz „gratuit” asigurat în mod demonstrabil, astfel încât masa sa este redusă în conformitate cu § 5 alin. 6 din Legea nr. 283/2002 Coll. privind indemnizațiile de călătorie, astfel cum a fost modificat.
- Rambursarea unui ordin de călătorie fără documentație justificativă
Facturarea călătoriei de afaceri ar trebui să includă, de asemenea, documente justificative care justifică justificarea călătoriei. În cazul instruirilor, aceasta ar trebui să fie o confirmare a participării la instruire, o factură, precum și un program de instruire, din care este clar ce anume a fost instruirea și dacă a fost/nu a fost furnizat, de ex. Masa de pranz. Când sunteți într-o călătorie de afaceri cu un partener de afaceri, este adecvat să documentați și raportul din călătoria de afaceri, care va conține informații mai detaliate despre întâlnirea care a avut loc, inclusiv rezultatul, contactele obținute, contractele convenite etc.
Documentul de cazare nu menționează adesea dacă a fost oferit sau nu micul dejun. Întrucât în multe țări se utilizează cote diferite de TVA, este foarte ușor pentru un contabil să afle dacă ar fi trebuit să fie redusă o indemnizație de masă. Din acest motiv, este adecvat să se atașeze la factură de ex. dovada rezervării cazării, unde se găsesc cel mai adesea informațiile privind furnizarea/neasigurarea micului dejun.
- Utilizarea incorectă a cursurilor de schimb la conversia valutară
Întâlnim această problemă în aproape fiecare companie. Nodul Gordian este determinarea cursului de schimb corect nu numai atunci când recalculează avansurile, mesele, dar și alte cheltuieli ale unei călătorii de afaceri străine.
Ca prim pas, este necesar să ne gândim dacă compania a acordat salariatului o plată în avans, pentru ce țară și în ce monedă. Dacă compania furnizează o plată în avans în EUR pentru o țară care nu folosește moneda EUR, plata în avans trebuie convertită la cursul de schimb din prima zi a lunii în care a început călătoria de afaceri. Dacă avansul este plătit mai devreme, t. j. angajatorul nu poate stabili tariful deoarece nu a fost încă anunțat, se va utiliza tariful deja anunțat la acel moment.
În cazul în care societatea oferă un avans în altă monedă, aceasta procedează în conformitate cu § 24 alin. 6 din Legea contabilității, în cazul în care deprecierea aceleiași valute străine în numerar sau dintr-un cont valutar poate fi utilizată pentru a converti o monedă străină în euro:
(a) prețul mediu ponderat (metoda VAP) sau
(b) prețul determinat în așa fel încât primul preț pentru evaluarea creșterii valutei străine în euro este utilizat ca primul preț pentru evaluarea scăderii valutei străine în euro (metoda FIFO).
Dacă această scădere a unei valute străine este legată de decontarea unei datorii, valoarea utilizată prin metoda VAP sau FIFO este utilizată pentru a converti decontarea datoriei din moneda străină în euro. Rata de schimb la momentul primirii sau furnizării avansului este utilizată pentru a măsura creanțele și pasivele în valută străină asociate contabilității avansului furnizat sau primit în valută străină.
În al doilea caz, este necesar să recalculați corect dieta. La calcularea compensației, rata de schimb de referință stabilită și anunțată de Banca Centrală Europeană sau Banca Națională a Slovaciei, valabilă în prima zi a lunii în care are loc călătoria de afaceri străină, va fi utilizată pentru conversia începută. Un alt curs nu este acceptabil.
În al treilea punct, este important să se determine corect cursul de schimb atunci când se recalculează alte compensații eligibile. Legea privind indemnizațiile de călătorie nu specifică utilizarea cursului de schimb la conversia acestor cheltuieli în valută în euro. Prin urmare, angajatorul va utiliza rata de referință în conformitate cu § 24 alin. 2 scrisori a) din Legea nr. 431/2002 Coll. cu privire la contabilitate, astfel cum a fost modificat (adică rata de referință din ziua anterioară zilei de depunere a facturării călătoriei de afaceri către angajat), deoarece în acea zi angajatorul își asumă o răspundere față de angajat.
În caz de întrebări suplimentare sau discrepanțe, vă stăm la dispoziție în orice moment.