Contabilitate simplă și cu intrare dublă
Mai întâi vreau să subliniez articolele „Indemnizații de călătorie - călătorie de afaceri internă” și „Rambursarea cheltuielilor de călătorie - autovehicul”, deoarece multe dintre datele menționate în aceste articole se aplică și unei călătorii de afaceri în străinătate. Prin urmare, acum ne vom concentra în principal pe informații legate doar de călătoria de afaceri efectuată în străinătate.
În primul rând, trebuie menționat că angajatorul este obligat să furnizeze salariatului când este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate plata în avans pentru rambursări până la valoarea compensației anticipate (acest lucru nu se aplică unei călătorii de afaceri interne).
Acest avans poate fi oferit de angajator sub diferite forme de acord cu angajatul:
- sub forma unui cec de călătorie,
- prin împrumutarea cardului bancar de plată a angajatorului,
- prin transfer în contul angajatului păstrat într-o bancă sau o sucursală a unei bănci străine în euro sau într-o monedă străină.
Rambursare pentru călătorii de afaceri în străinătate (Secțiunile 10-33 din Legea nr. 283/2002 col. Privind indemnizațiile de călătorie):
- rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite,
- rambursarea cheltuielilor de cazare dovedite,
- dietă,
- rambursarea cheltuielilor auxiliare necesare dovedite,
- rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite pentru vizitele de familie,
- bani de buzunar,
- rambursarea cheltuielilor dovedite pentru asigurarea cheltuielilor medicale necesare în străinătate,
- rambursarea costurilor de vaccinare obligatorie și vaccinarea recomandată.
În rândurile următoare, vom explica doar câteva dintre punctele menționate mai sus, deoarece în articolele anterioare am clarificat deja multe dintre ele.
- Rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite
Angajatorul poate instrui angajatul să efectueze călătoria de afaceri:
- cu transportul public (tren, autobuz, avion, transport public, taxi),
- mașină de firmă,
- mașină privată (mai multe în articolul „Indemnizații de călătorie - mașină proprie”).
Ne vom concentra asupra cazului în care angajatul folosiți un vehicul privat pentru o călătorie de afaceri în străinătate (la cererea angajatorului). În acest caz, angajatorul trebuie să furnizeze angajatului valoarea compensației de bază pentru 1 km de conducere și rambursarea cheltuielilor pentru combustibilul consumat.
Atunci când compensează utilizarea autovehiculelor rutiere, un angajat aflat într-o călătorie de afaceri în străinătate aparține unui stat membru al zonei euro sau unei țări terțe (care a adoptat moneda euro pe baza unui acord monetar), compensație pentru combustibilul consumat în euro pentru kilometri parcurși în afara teritoriului Republicii Slovace sau, de asemenea, pentru kilometri sau o parte din aceștia parcurși pe teritoriul Republicii Slovace de la momentul traversării frontierei de stat slovace până la sfârșitul unei călătorii de afaceri străine pe baza unei dovezi dovedite prețul combustibilului printr-o dovadă a achiziției în afara Republicii Slovace. Dacă angajatul dovedește prețul combustibilului în euro prin mai multe dovezi de cumpărare, prețul combustibilului poate fi calculat prin media aritmetică a prețurilor dovedite. Dacă angajatul nu dovedește prețul combustibilului prin dovada achiziției în afara teritoriului Republicii Slovace, prețul combustibilului în euro, care era valabil la momentul începerii unei călătorii de afaceri în străinătate într-un stat membru al zonei euro sau într-un țară terță sau prețul combustibilului în euro, care era valabil în momentul începerii unei călătorii de afaceri în străinătate în Republica Slovacă, constatat de oficiul statistic.
În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate într-un stat care nu este un stat membru al zonei euro sau o țară terță, angajatul are dreptul la despăgubiri pentru combustibilii consumați în valută străină pentru kilometri parcurși în afara Republicii Slovace sau pentru kilometri sau o parte dintre aceștia au călătorit în Republica Slovacă de la frontiera de stat până la locul de încheiere a unei călătorii de afaceri străine pe baza unui preț dovedit al combustibilului printr-o dovadă a cumpărării în afara teritoriului Republicii Slovace. Dacă angajatul dovedește prețul combustibilului în aceeași valută străină prin mai multe documente de cumpărare, prețul combustibilului poate fi calculat prin media aritmetică a prețurilor dovedite. Dacă angajatul nu dovedește prețul combustibilului în valută străină printr-o dovadă a achiziției în afara teritoriului Republicii Slovace, prețul combustibilului în valută străină, care era valabil la momentul începerii unei călătorii de afaceri în străinătate într-un stat membru al zonei euro sau o țară terță sau prețul combustibilului în euro, care era valabil la momentul începerii unei călătorii de afaceri în străinătate în Republica Slovacă, stabilit de oficiul statistic.
- Îmbarcare
În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul are dreptul la o indemnizație de masă în euro sau în valută pentru fiecare zi calendaristică a călătoriei de afaceri. Mesele în euro sau în valută sunt stabilite în funcție de durata în afara teritoriului Republicii Slovace într-o zi calendaristică, în timp ce durata călătoriei de afaceri este împărțită în fusuri orare, iar tarifele de bază ale meselor sunt stabilite printr-o legătură generală reglementarea legală a Ministerului Finanțelor:
- până la 6 ore inclusiv, angajatul are dreptul la o indemnizație de masă de 25% din indemnizația de bază de masă,
- peste 6 ore până la 12 ore, angajatul are dreptul la o indemnizație de masă de 50% din indemnizația de bază de masă,
- peste 12 ore, aparține indemnizației de masă a angajaților în cuantumul ratei de indemnizație de masă de bază.
Mesele în euro sau în valută străină pe zi calendaristică vor fi furnizate de angajator angajatului în numele și cuantumul indemnizației de masă prevăzute pentru țara în care angajatul petrece cele mai multe ore în ziua calendaristică. Dacă un angajat petrece același număr de ore în mai multe țări într-o zi calendaristică, angajatorul va oferi mese în euro sau în valută, ceea ce este mai avantajos pentru angajat. În cazul transportului aerian, timpul decisiv pentru evaluarea timpului petrecut în fiecare țară este considerat a fi ora de plecare a aeronavei conform orarului de zbor.
Dacă un angajat a dovedit mese gratuite într-o călătorie de afaceri în străinătate, angajatorul nu îi oferă mese.
Dacă angajatul a dovedit mese parțiale gratuite într-o călătorie de afaceri în străinătate, angajatorul reduce indemnizația de masă din suma stabilită a indemnizației de masă pentru fusul orar peste 12 ore sau din cea mai mare sumă convenită de indemnizație de masă după cum urmează:
- 25% pentru micul dejun gratuit,
- 40% pentru un prânz gratuit,
- cu 35% pentru o cină gratuită.
Angajatorul nu trebuie să reducă indemnizația de masă în euro sau în valută dacă angajatul nu a putut folosi mâncarea furnizată sau micul dejun oferit din motive care nu îi permit controlul (de exemplu, plecarea anticipată la aeroport).
- Bani de buzunar
Angajați poate angajator furnizați bani de buzunar în euro sau în valută în valoare de până la maximum 40% din masă (Limita minimă de 5% de buzunar a indemnizației de masă nu se mai aplică). În perioada de întrerupere a călătoriei de afaceri străine datorită unei vizite la familie sau în perioada de întrerupere convenită a călătoriei de afaceri străine din motive ale angajatului, angajatul de buzunar nu aparține angajatului.
Este important de menționat că indemnizația din buzunar plătită peste 40% din indemnizația de masă este o cheltuială nedeductibilă a angajatorului.
Banii de buzunar plătiți sunt supuși impozitului pe activitatea dependentă și, în același timp, intră în baza de evaluare atât a angajatului, cât și a angajatorului pentru plata primelor de asigurări sociale și de sănătate.
- Rambursarea cheltuielilor dovedite pentru asigurarea cheltuielilor medicale necesare în străinătate,
Acesta aparține unui angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate rambursarea cheltuielilor dovedite pentru asigurarea cheltuielilor medicale necesare în străinătate. Această compensație nu aparține salariatului dacă acesta este asigurat de angajator.
În timpul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatorul poate oferi angajatului rambursarea cheltuielilor dovedite pentru alte tipuri de asigurări sau este astfel asigurat de angajator.
- Rambursarea cheltuielilor pentru vaccinarea obligatorie și vaccinarea recomandată
Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate la tropice sau în zone altfel dificile, el/ea are dreptul la rambursarea cheltuielilor dovedite pentru vaccinarea obligatorie și vaccinarea recomandată de Organizația Mondială a Sănătății sau de Oficiul de Sănătate Publică din Republica Slovacă.
Exemplu de călătorie de afaceri în străinătate și calculul compensației
Angajatul se afla într-o călătorie de 2 zile în străinătate în orașul austriac Graz. El a călătorit în propriul său autovehicul, al cărui consum mediu conform certificatului tehnic este de 8,5 litri de motorină la 100 km și rata compensării de bază este de 0,183 EUR pe 1 km. Angajatul a depus doar 1 document privind realimentarea în Slovacia la un preț de 1,26 EUR pe 1 litru de motorină. Angajatul a prezentat și dovada cazării în hoteluri în valoare de 50 de euro, micul dejun a fost inclus. Angajatorul a dat angajatului un ban de buzunar de 20%.
Defalcare detaliată a traseului:
| Data | Timp | Traseu | Kilometraj |
| 03/11/2019 | 6.00 - 11.15 | Košice - Jarovce/Kittsee (frontieră) | 412 |
| 03/11/2019 | 11.15 - 14.00 | Jarovce/Kittsee - Graz (loc de desfășurare) | 260 |
| 03/12/2019 | 14.00 - 16.45 | Graz - Jarovce/Kittsee | 260 |
| 03/12/2019 | 16.45 - 22.00 | Jarovce/Kittsee - Košice | 412 |
Calculul compensațiilor individuale
1. Rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite - mașină proprie de ocazie
- rata de compensare de bază = 1344 km x 0,183 = 245,952 = 245,96 € (rotunjit la cel mai apropiat cent de euro)
- înlocuirea combustibililor consumați = 8,5/100 x 1344 x 1,26 = 143,9424 = 143,95 € (rotunjit la cel mai apropiat cent de euro)
- Rambursarea cheltuielilor de cazare dovedite
50,00 EUR (dovada de la hotel)
- Îmbarcare
- 11.03. bord în Slovacia - călătoria a luat cuvinte. graniță de 5 ore și 15 minute, mese 4,80 €
- 12.03. dieta în Slovacia - călătoria a durat din cuvinte. bordură 5 h și 15 min., bord 4,80 €
- 11.03. îmbarcare în Austria - călătoria a durat de la frontiera austriacă 13 h 15 min. (calculat de la 11.15 dimineața până la miezul nopții), mese în funcție de rata meselor pentru Austria 45,00 EUR
- 12.03. masă în Austria (redusă cu 25% pentru micul dejun gratuit) - călătoria a durat 16 ore și 45 de minute de-a lungul frontierei cu Austria. (calculat de la 00 la 16:45) 45 de euro este redus cu 25% = 45 - 11,25 = 33,75 €
- Rambursarea cheltuielilor auxiliare necesare dovedite
15,00 EUR parcare
- Bani de buzunar
20% din suma 45 + 45 = 18 €
4% = 0,72 € din suma din buzunar trebuie plătită companiei de asigurări de sănătate per angajat
Din suma de bani de buzunar, următoarele trebuie plătite societății de asigurări sociale în numele angajatului: indemnizație de boală 1,4% (0,25 EUR); bătrânețe 4% (0,72 euro); handicapat 3% (0,54 €); asigurare de somaj 1% (0,18 EUR).
Din suma de bani de buzunar redusă prin contribuții la societatea de asigurări sociale și de sănătate, trebuie plătit un avans pentru impozitul pe activitate dependentă pentru angajat 19% = 2,96 €.
După prelevări și impozite, angajatul va primi 12,63 €.
Contribuțiile la societatea de asigurări sociale și de sănătate din suma banilor de buzunar sunt, de asemenea, plătite de angajator.
Rambursări totale = 245,96 + 143,95 + 50 + 4,8 + 4,8 + 45 + 33,75 + 15 + 18 = 561,26 EUR
După contribuții și impozite, angajatul va primi despăgubiri pentru o călătorie de afaceri în străinătate în valoare de 555,89 EUR.