Începând cu 1 ianuarie 2020, legiuitorul a adoptat o modificare a Legii nr. 311/2001 Coll. Codul muncii, astfel cum a fost modificat, care va „prelungi” concediul angajaților sub 33 de ani. Angajații sub 33 de ani care îngrijesc permanent un copil vor avea, de asemenea, dreptul la o vacanță de 5 săptămâni (în loc de 4 săptămâni). Ce sărbătoare și GDPR?
Obligația referitoare la concediu afectează și protecția datelor cu caracter personal, deoarece angajatorul poate solicita date cu caracter personal de la angajat pentru a dovedi dreptul la concediu mai lung. Legiuitorul nu a definit mai detaliat obligațiile de a dovedi dreptul la concediu mai lung, prin urmare, în articol menționăm ce obligații poate aduce modificarea în legătură cu protecția datelor cu caracter personal.
La sfârșitul articolului, atașăm și informații juridice generale pentru angajatori și vom actualiza articolul.
Obligațiile angajatorului privind concediul din punctul de vedere al GDPR
În general, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților în scopul prelucrării legate de vacanță (de exemplu, calcularea vacanței, determinarea utilizării acesteia de către angajator etc.) rezultă de către angajator direct din prevederile Codului muncii ca obligația lor. Baza legală pentru aceste scopuri de prelucrare este îndeplinirea obligațiilor legale ale angajatorului în funcția de operator în sensul art. 6 alin. 1 scrisoare c) GDPR.
Atunci când prelucrează date personale în legătură cu drepturile de concediu, operatorul prelucrează datele personale curente ale angajatului. Începând cu 01.01.2020, dacă un angajat sub 33 de ani își ia concediu mai lung, angajatorul poate solicita date cu caracter personal suplimentare. El trebuie să demonstreze de la angajat că angajatul are grijă de copil și că are dreptul la o vacanță mai lungă.
Teoretic, părinții care solicită un bonus fiscal pentru copii nu vor trebui să solicite informații personale diferite sau „noi”. Cu toate acestea, din punctul de vedere al dovedirii îngrijirii copiilor, percepem această obligație ca un nou scop al prelucrării. Datele cu caracter personal obținute în scopul prelucrării „A” sunt utilizate de facto pentru a dovedi drepturi de concediu mai lungi, i. j. în scopul „B”.
Dacă aveți un scop de procesare definit în legătură cu sărbătorile (de exemplu, în evidența activității de procesare), ar trebui adăugat acestuia un alt scop de procesare. Motivul este noul scop al procesării, care este extins în comparație cu originalul prin:
- cercul persoanelor interesate,
- categorii de date cu caracter personal.
1. Cercul persoanelor în cauză
Conform noii legislații, „un angajat sub 33 de ani care are grijă permanent de un copil” are dreptul la 5 săptămâni de concediu. Cercul persoanelor în cauză va fi extins la copii, iar identificarea copiilor este necesară în acest caz.
2. Categorii de date cu caracter personal prelucrate
Urmărind cercul persoanelor afectate, sfera datelor cu caracter personal se extinde și - angajatorul va prelucra astfel și datele personale ale copilului, de care angajatul are grijă permanent.
Articolul continuă sub videoclip. Se introduce un nou training video pe YouTube pentru toți cei afectați de GDPR. Urmăriți videoclipuri și abonați-vă la noi.
Dovada dreptului la o indemnizație de concediu mai mare
Practica va arăta cum se va dovedi dreptul angajatului la o indemnizație de concediu mai mare. Am schițat dovada drepturilor sub formă de declarație solemnă sau de aplicare a unui bonus fiscal al părinților către angajator. Cu toate acestea, nu este exclus ca angajatorul să solicite angajatului un alt document care să confirme îngrijirea copilului.
Situații, resp. Există mai multe titluri legale, astfel încât un angajat să poată avea grijă permanent de un copil (hotărâre judecătorească, adopție etc.). Poate fi un părinte, un adoptiv, un părinte al cărui contact cu copilul este reglementat în instanță, o persoană care are copilul în îngrijire personală substitută sau un adoptator. Prin urmare, în fiecare situație, îngrijirea poate fi confirmată de un alt document.
Chiar și atunci când se dovedește dreptul angajatului la o sumă mai mare de concediu conform modificării Codului muncii din 18 octombrie 2019, este necesar să se acorde atenție principiilor de bază ale prelucrării datelor cu caracter personal stabilite de GDPR, în special pentru a respecta principii: transparență A minimizarea datelor cu caracter personal.
Transparența exprimă conștientizarea - adică angajatul află despre noile scopuri ale procesării înainte de a începe procesarea. Minimizarea înseamnă că angajatorul prelucrează doar datele personale care sunt necesare.
Prin urmare, este necesar ca angajatorul:
- a informat angajatul despre prelucrarea datelor cu caracter personal,
- a solicitat doar datele personale necesare.
Alegerea modalității de a face față dovedirii dreptului unui angajat sub vârsta de 33 de ani la o sumă mai mare de concediu revine angajatorului. Cu toate acestea, trebuie luate în considerare principiile GDPR și obligațiile care decurg din regulament.
Recomandări în concluzie - concediu și GDPR
Prelungirea concediului va afecta în principal angajatorii mai mari. Cu toate acestea, concediul și GDPR sunt concepte pe care angajatorul trebuie să le abordeze. Dovada dreptului la o vacanță mai mare poate fi (în funcție de setările documentației) un scop separat.
Dacă angajatorul decide să solicite, pe lângă declarația solemnă, și alte documente care confirmă îngrijirea copilului - de ex. decizie judecătorească, vă recomandăm să păstrați doar partea relevantă a documentului care confirmă acest lucru. În cazul unei hotărâri judecătorești, dispozitivul deciziei cu clauza de valabilitate ar fi suficient.
În timpul operațiunii de prelucrare, este necesar să setați timpul de stocare și ștergere a datelor cu caracter personal sau anonimizarea acestora după încheierea scopului prelucrării.
Din punct de vedere al ocupării forței de muncă, ce certificate sau documente ar putea solicita angajatorului de la angajați revine angajatorului. În prezent, nu există reguli interpretative sau linii directoare pentru dovedirea unei cereri. Cu toate acestea, dacă angajatorul trebuie să respecte legislația (inclusiv a muncii), acesta ar trebui să respecte minimizarea și să nu solicite date „suplimentare” de la angajat.
De asemenea, am pregătit instruire care vă va ajuta companii și departamentele lor de resurse umane, contabili, salarizare și profesioniști în resurse umane cu prelucrarea datelor cu caracter personal:
Urmați-ne, astfel încât să nu ratați știrile din lumea protecției datelor cu caracter personal și documentația dvs. GDPR este întotdeauna actualizată.