„Adulții trimit e-mailuri„ Îmi pare rău pentru răspunsul tău târziu! „Ici și colo până când unul dintre voi moare”, scria scriitoarea Marissa Miller în Tweteet în februarie anul trecut. Oamenilor le-a plăcut această postare. De fapt, peste 41.000 de oameni i-au plăcut și peste 27.000 de oameni au transmis-o. Miller mi-a spus recent că încă primește aproape 100 de mesaje în fiecare zi de la oameni care au răspuns la idee timp de 14 luni. Autorul a introdus-o inițial într-un dosar din schițele ei, deoarece credea că este „prea curajoasă”.

Mă gândeam la acel tweet când am citit un eseu cu (după părerea mea) un titlu irezistibil: „Vrei să fii cunoscut pentru stilul tău de scriere sau viteza ta atunci când răspunzi la e-mailuri?” Și atunci am înțeles. În lucrarea ei, publicată de revista literară online Catapult, autoarea Melissa Febos descrie multe moduri diferite în care comportamentul nostru prin e-mail ne degradează viața. Acest eseu este amplu, dar mi-a atras atenția asupra acestei propoziții: „Nu mai cere scuze pentru că ați luat ceva timp înainte de a răspunde la e-mail”.

pentru

Fotografia ilustrativă: Pixabay.com

De câte ori ați scris o versiune a acestei propoziții - „Ne pare rău pentru răspunsul întârziat!” - Chiar azi? Am scris-o de două ori: prima dată a fost un răspuns la un e-mail trimis ieri după-amiază și a doua oară un răspuns la un mesaj trimis acum două zile. Febosová ne cere politicos să fim cu toții acolo, tu și cu mine, s-au oprit imediat. „Îl faceți dificil pentru noi toți (și astfel pentru voi înșivă), deoarece susțineți așteptarea din ce în ce mai acceptată a unui răspuns imediat”, scrie el. „Se pare că o săptămână este un moment pe care îl putem considera rezonabil. Sau mai mult ”. M-am oprit în acest moment. Am e-mailuri în căsuța de e-mail care nu necesită un răspuns imediat, dar necesită cel puțin o confirmare foarte rapidă, altfel nu ar exista întâlniri de afaceri și lucrătorii independenți nu ar fi plătiți pentru munca lor. Nu este întotdeauna ușor să decid ce mesaje trebuie să procesez imediat și care dintre ele pot aștepta o zi sau două.

Și asta, în opinia mea, surprinde adevărata problemă cu răspunsul la e-mailuri: Când ... ar trebui să răspunzi? Uneori oamenii spun clar și explicit că vor un răspuns astăzi, până la sfârșitul săptămânii sau până la o dată stabilită. Dar nu se întâmplă atât de des cum ar trebui, iar acest fapt neclar introduce comportamente în economia noastră, spune economistul comportamental Dan Ariely. "Când scriem un e-mail, nu suntem întotdeauna cei mai convingători în exprimarea cerințelor noastre", a spus recent Ariely în podcast-ul Bloomberg Game Plan. Așa că a încercat să schimbe asta. Dacă acum trimiteți un e-mail lui Ariely (estimează că primește aproximativ 300 de e-mailuri pe zi), veți primi un formular de răspuns instantaneu care vă solicită detalii despre cererea dvs., inclusiv un detaliu foarte important, dar adesea trecut cu vederea: Când aveți nevoie de un răspuns?

Deoarece o parte a problemei cu e-mailul, așa cum a subliniat recent Joe Pinsker în revista Atlantic, este că este posibil să simțiți nevoia să răspundeți imediat la un e-mail; Un studiu a constatat că oamenii sunt în medie răspunde la o notificare prin e-mail (notificare) în termen de șase secunde. Dar câți oameni care vă trimit un e-mail așteaptă de fapt un răspuns imediat? În podcastul Bloomberg menționat mai sus, Ariely i-a rugat pe cei doi invitați să estimeze câte persoane care i-au completat formularul de e-mail au solicitat un răspuns imediat. „Zece la sută”, ghici primul. „Trebuie să-l cresc acum - 35 la sută”, spune celălalt. Răspunsul corect este: doar 2 la sută.

„Cu e-mailurile, ne comportăm întotdeauna de parcă ne grăbim”, a continuat Ariely. „Între eticheta e-mailului important A urgent există o diferență uriașă. Următoarele cuvinte nu exprimă nicio lipsă de respect față de mama mea, dar tot ce îmi scrie este important - nimic din toate acestea nu este vreodată urgent ”.

Urgent, acut sau urgent Poate fi un apel telefonic, dar cu siguranță nu un e-mail. Dacă ceva este urgent, atunci necesită în mod necesar implementarea sau (mai mult sau mai puțin) soluție rapidă, intervenție rapidă, de exemplu, trebuie să întreprindeți o acțiune care să remedieze daunele apărute sau suferite. Important este ceva de mare importanță, mare seriozitate, dar nu necesită activitate rapidă sau chiar imediată. Aceasta poate fi, de exemplu, o schimbare semnificativă a vieții, plecarea unui client semnificativ de la locul de muncă, încetarea activităților sau diferite notificări de plată.

În acel podcast, Ariely a atins subiectul pierderii de timp și talent în același mod în care a făcut-o Febos în eseul ei: Gândindu-se, de exemplu, la modul de a scrie o carte. … Tocmai a sosit un e-mail și întrebarea este „Ce are prioritate? Rezervă sau e-mail? ”„ Există un termen frumos amânarea structurată a sarcinilor (incriminarea structurată). Sentimentul că facem progrese în ciuda faptului că facem doar liste lungi de sarcini, pe care le ștergem treptat sau ștergem e-mailuri pe care nimeni nu ar fi trebuit să ni le trimită. Dar ne dă un sentiment de progres. Pentru că scrierea unei cărți nu vă oferă același sentiment de progres, pentru că ați încercat să explicați un subiect toată ziua și dacă aflați la sfârșitul zilei că nu ați făcut o treabă bună, trebuie să o iei de la mâine. Avem un sentiment de progres din toate aceste e-mailuri și liste de sarcini și așa ceva - dar nu este un progres real. Vreau să spun câți oameni vor muri cu fericita știință că au reușit să ajungă la „căsuța de e-mail zero”, căsuța de e-mail goală 721 de zile din viața lor?

Sau, după cum a menționat pe scurt Febos: „E-mailul nu este vizat”.

Noua aplicație Filter, pe care Ariely a contribuit la dezvoltarea sa, vă poate ajuta din punct de vedere tehnic să gestionați împărțirea mesajelor în urgentă și importantă. Această aplicație permite utilizatorilor să atribuie un nivel diferit de urgență fiecărui contact din agenda de adrese. Îl puteți seta să vă afișeze imediat e-mailurile de la șeful, prietenii sau partenerul dvs., în timp ce notele cu prioritate mai mică rămân ascunse pentru mai târziu. Din păcate, acest lucru este aproape inutilizabil pentru mine, deoarece am eliminat aplicația de poștă electronică de pe telefon cu mult timp în urmă și, prin urmare, filtrul de pe desktopul meu nu funcționează. Așadar, pentru noi, care nu sunt oameni pricepuți din punct de vedere tehnic, aș dori să fac o propunere - nu, două solicitări: Când trimiteți un e-mail, începeți să scrieți o linie explicând destinatarului când (dacă este deloc?) aveți nevoie de un răspuns. Și atunci când răspundeți la un e-mail care nu specifică un timp de răspuns - fie folosiți cea mai bună judecată, fie răspundeți rapid și întrebați. Nu trebuie să-ți ceri scuze pentru asta.