acest lucru

Un alt subiect arzător, câștigătorul pe lista negativelor muncii oficiale, este birocrația. Funcționarii sunt adesea criticați pentru documente inutile, îndrumări complicate și interpretări ale legilor care trebuie respectate cu strictețe. Ei bine, critica este adesea justificată. Cu toate acestea, în sondajul nostru, am constatat că birocrația nu se referă doar la cetățeni, ci este un ghimpe al multor oficiali.

Dimineața, secretarul va aduce grefierului un e-mail tipărit, în care este scrisă sarcina de a crea o comisie pentru discutarea unei dispute în cadrul Oficiului - o comisie internă. Grefierul scrie un e-mail către sistemul intern, creează un fișier și cheamă imediat trei departamente diferite până când află ce act intern se instalează. Propunerea de înființare trebuie să conțină măsura, expunerea de motive, scrisoarea de intenție și raportul. Toate acestea trebuie să se încadreze în cadrul informațiilor, care includ informații, o propunere de acțiune, material de dosar și decrete de numire. Te-ai pierdut în el? Este o chestiune internă simplă a biroului, care, totuși, necesită un proces excesiv de complicat, o mulțime de hârtii, semnături și, pe cât posibil, timp și răbdare. Citiți câteva sfaturi de bază despre cum să faceți față birocrației inutile.

Birocrația nu este doar hârtie

Când Max Weber a susținut birocrația la sfârșitul secolului al XIX-lea - „guvernul oficialilor” - a văzut-o ca fiind singurul mod posibil și cel mai eficient de a guverna și organiza statul. Modelul ierarhic trebuia să asigure un control perfect și sistemul comandat, la rândul său, pentru a efectua eficient munca. Managerii de elită și autoritari au supravegheat respectarea corectitudinii și legalității formale și, mai mult decât rezultatul sau viziunea, aceasta depindea de legalitate și legitimitate. Problema a apărut atunci când modelul birocratic a început să fie aplicat în practică.

Efecte adverse

Birocrația a devenit un teren propice pentru mulți academicieni, teoreticieni sau viitori politicieni, care au supus-o unor critici adecvate. Aici sunt cateva exemple:

  • lucrătorii sunt atât de orbiți de reguli încât nu pot face față creativ situații care nu sunt reglementate,
  • respectarea regulilor poate duce la un stat numit „cercul vicios al birocrației” atunci când organizația nu este în măsură să își corecteze propriile greșeli,
  • birocrația nu presupune expresii individuale ale indivizilor, care sunt naturale, dar depășesc regulile organizării formale, care pot duce la conflicte,
  • sistemul de control stabilit formal duce la menținerea minimului necesar, rareori pentru a găsi o modalitate de a-și îmbunătăți performanța la locul de muncă.

Nu am ales întâmplător o excursie în istorie. Deși noi, ca companie, ne-am mutat incredibil de-a lungul a peste 100 de ani, câteva vizite la birou sunt suficiente pentru a observa că multe elemente ale birocrației din administrația de stat persistă până în prezent. În administrația publică dormim un număr imens de oameni isteți și talentați, dar potențialul lor este în prezent literalmente blocat.

Ieșiți sau 10 pași pentru a începe să tăiați birocrația

Mai jos voi argumenta dacă se poate face ceva, relativ ușor și mai ales de jos. Nu voi scrie despre proiecte mari și costisitoare, sisteme de informații și până acum nu voi discuta propuneri specifice pentru modificări ale legilor. Voi scrie despre cum putem contribui noi înșine la soluție, despre modul în care gândim și acționăm.

  1. Înțelegerea dimensiunii birocrației

Nu există nicio îndoială că birocrația este prezentă, simțim efectele sale negative.

Primul pas este să-l recunoaștem și să-l înțelegem cuprinzător. Birocrația este în noi, este modul în care gândim, stilul în care lucrăm și obiectivele pe care încercăm să le atingem. Nu este doar o grămadă de hârtii. Doar așa vom reuși să ne îndepărtăm treptat de modalitățile comune și nefuncționale de a lucra spre o administrație mai umană, modernă și deschisă a țării.

  1. Evidențiați pașii procedurali inutili

Poate cunoașteți situații precum . introducerea acelorași informații în diverse sisteme necomunicante, copierea fără sens, scrierea poștei, agenda dosarului și transmiterea de la biroul de înregistrare prin grefieri, manageri, secretari către directorii de departamente. Uneori este o explicație plictisitoare a legislației complicate pentru cetățenii „dezorientați”, care ar putea fi evitată din timp.

Se întâmplă că nu toți pașii sau rezultatele au valoare adăugată în raport cu obiectivele noastre. De multe ori, neintenționat, ne găsim într-o rutină și nici nu observăm cât de mult se poate face mai eficient și mai semnificativ. Cele mai frecvente astfel de neajunsuri pot fi detectate de către grefieri care implementează o agendă specifică. Ei știu exact unde procesele au puncte slabe.

Există o serie de practici în administrația publică care nu s-au schimbat de-a lungul anilor. Așteptările cetățenilor datorate unui mediu dinamic și competitiv da.

  1. Cereți-i supraveghetorului să își asume responsabilitatea

Verificarea dublă a unei decizii dificile are cu siguranță sens, dar de câte ori am așteptat zile, uneori săptămâni, pentru a aproba o problemă banală? De câte ori a fost doar o semnătură formală? Timpul echipamentului crește, costurile cresc, satisfacția clientului scade.

Dacă cadrul legal permite acest lucru, sugerați ca responsabilul dvs. să fie tras la răspundere, mai ales dacă aveți deja experiență care vă dă dreptul să faceți acest lucru. Te vei ajuta nu numai pe tine, ci și pe el, și mai ales pe cetățeanul care așteaptă ca problema urgentă să fie echipată doar cât este cu adevărat necesar.

  1. Să întrebăm și să împărtășim informații

Trebuie să pregătiți o analiză, o bază sau un proiect de decizie. Uneori nu putem primi sfaturi sau obține date. Fiecare sarcină, așa cum se prevede în birocrație, ar trebui să poată fi gestionată de un singur lucrător. Astăzi știm deja că soluțiile complexe necesită perspective diferite. Cu toate acestea, experiența pe care o purtăm încă cu noi sunt scrisori formale impersonale. Vrem totul acoperit. De multe ori nici nu avem încredere unul în celălalt.

Operațiunile de registru din sistem necesită mai mult decât scrierea acestuia. Sigur, uneori este necesară o scrisoare formală. Să le limităm acolo unde este posibil. Să ieșim din zona noastră de confort, să întrebăm un coleg, să chemăm un alt departament, să aflăm dacă cineva a rezolvat deja un caz similar sau dacă nu are date disponibile. Să creăm un grup de lucru. Există multe instrumente. Nu avem nimic de pierdut. S-au dus vremurile când era „în” să-ți păzesc agenda. Persoanele care împărtășesc informații sunt persoane de succes, le împărtășesc și tu, le poți obține doar - sfaturi bune, date mai bune, mai puține revizuiri, timp și poate un nou prieten.

  1. Fără forme mai complicate

Fie că le schimbăm ca birouri sau le cerem cetățeni, există încă mulți dintre ei. Formularele sunt adesea confuze, dificil de completat, incredibil de lungi și uneori nu au deloc sens. Suntem cu toții frustrați de asta. Trăim într-o nouă eră, datele au devenit o marfă, dar atenție, colectarea lor trebuie făcută în mod sensibil și sensibil.

Dacă aveți o influență asupra creației lor, amintiți-vă că o formă acceptabilă are aceste patru trăsături: este ușor de înțeles, concis, semnificativ și predefinit. Formularele online au mai multe avantaje. Pe lângă citirea lor întotdeauna de la cetățeni, nu trebuie să le transcrieți pe computer, nu pot fi trimise cu linii goale, deci nu trebuie să cereți atât de mult. Inca un lucru. Ești sigur că cineva nu mai are datele colectate pe formularul pe care îl folosești? Pentru că cea mai bună formă nu este nicio formă.

  1. Să nu ne temem de eșec

Păstrarea în limitele legii, manualelor și metodologiilor este pe agenda a aproape fiecare dintre noi. Atunci când regulile sunt stabilite cu adevărat ilogic, cheltuim adesea mai multă energie pentru a le urma în loc să încercăm o nouă procedură.

Recunosc că nu toate proiectele ambițioase trebuie să se desfășoare bine. Dar este în regulă. Știți de ce unele țări occidentale sunt mult mai departe? Pentru că nu se teme să experimenteze. Dacă nu reușesc, recunosc greșeala, își cer scuze, continuă să găsească o soluție și cetățeanul are încredere în ei. De exemplu, în Finlanda, Danemarca sau Luxemburg

  1. Acordați atenție setărilor de motivație

Birocrația se caracterizează prin gestionarea unei mase aparent omogene de oficiali cărora li se cere să se supună, să respecte regulile și să planifice.

Nu că nu contează, este mai mult o trecere de la „controler” la lider. Dragi lideri, priviți angajații ca indivizi, creați-le spațiu pentru a-și dezvolta și exprima opiniile. Un angajat respectat și apreciat este cel mai motivat să își facă treaba bine.

  1. Avem instrumente, le vom folosi. Să începem cu ușurință

Să recunoaștem, de câte ori ne-am plâns colegilor. Trebuie să mergeți în partea opusă a orașului pentru a semna, autoriza sau factura pentru o călătorie de afaceri. Locuim adesea în clădiri mai vechi, nu avem nimic de blocat bicicletele, prânzurile la locul de muncă amintesc de o bucătărie fabrică din anii 80, ne este frică să urcăm pe lift. Este doar un fleac, dar ...

În unele țări, nu este doar o viziune și, deși acest apel este îndreptat către ranguri superioare, să arătăm, de asemenea, că merităm un spațiu demn pentru munca noastră. Într-un mediu dinamic și modern din secolul 21, munca este mai plăcută și mai ales mai creativă. La început, este suficient să rezolvi lucrurile mărunte și să înveți să folosești treptat instrumentele oferite de lege, de ex. petiţie. Vă puteți inspira dintr-un mic eveniment semnat despre lupta pentru o nutriție mai bună Aici . Este întotdeauna necesar să începeți de undeva și poate că odată o viziune a unui oraș guvernamental, care aduce nu numai economii, ci și o mai bună cooperare a ministerelor, nu va mai fi doar o viziune.

Acesta a fost începutul a 8 sugestii de gândire. Probabil că nu i-am prins pe toți. Să discutăm, să nu ne fie frică să vorbim despre sugestii de îmbunătățire. Nu uitați să fiți un bun funcționar acționează proactiv - este deschis noilor idei și îi susține pe cei care doresc să facă lucrurile mai bine. Prin urmare, să rămânem împreună pentru a rezolva problemele, să nu ne fie frică să cerem ajutor. Să ne facem treaba „inteligent” și nu „greu”. Dacă reușiți să rezolvați problema, colegii oficiali și cetățenii vă vor mulțumi.

În cele din urmă, dragi oficiali sau non-oficiali, am link-uri pentru dvs. către articole și instrumente interesante pentru a vă face munca mai eficientă. Le vom arunca o privire mai atentă în secțiunea Dezvoltare a site-ului nostru web .

Recomand teoreticienilor să înceapă cu opera lui Merton din 1940; Croziera 1964; Selznika 1957; Gouldner 1955 sau Simon 1976. Mai multe tipuri tehnice ar putea fi de interes pentru metoda Vanguard - se ocupă cu trecerea de la o organizație controlată de control și comenzi la o abordare sistemică. În mod similar, maparea fluxului de valori se concentrează pe identificarea etapelor procesului cu și fără valoare adăugată. Kaizen caută optimizări rapide de proces, împreună cu Six Sigma, care are ca scop îmbunătățirea calității procesului, eliminarea deficiențelor și a variabilelor nedorite.

Veronika Ferčíková, Bun funcționar