Puteți conduce? Și poți folosi e-mailul? Chiar dacă ați răspunde da la prima întrebare, orice șofer profesionist v-ar induce în eroare rapid: de fapt, nu aveți deloc practici despre cum să vă comportați în cazul unei derapaje și rareori treceți prin curbe.

5 octombrie 2005 la 0:00 am Tomáš Bella

eficient

Puteți conduce? Și poți folosi e-mailul? Chiar dacă ați răspunde afirmativ la prima întrebare, orice șofer profesionist v-ar induce în eroare rapid: de fapt, nu aveți deloc practică cu privire la modul de a vă comporta în cazul unei derapaje și rareori mergeți pe curbe pe pista ideală.

În mod similar, în cazul e-mail-ului, modul comun de utilizare a acestuia este departe de a fi ideal. Necunoașterea ta față de computer nu va costa pe nimeni viața ta, dar îi privești pe alții de timp pentru asta. Dacă doriți să trimiteți e-mailuri de serviciu ca un profesionist, ar trebui să vă familiarizați cu aceste reguli avansate de e-mail.

Scrie doar când trebuie

Suntem supraîncărcați cu poștă, deoarece scrierea unui e-mail este atât de ușoară și considerăm că nimic nu ne costă. Cu toate acestea, este nepoliticos să trimitem prin e-mail, de exemplu, orice întrebare la care am putea găsi rapid un răspuns pe internet (și de obicei nu este în conflict cu eticheta dacă destinatarul pur și simplu ignoră astfel de e-mailuri).

Numărul de e-mailuri este adesea crescut inutil chiar și prin mesaje cu o frază „mulțumesc” și chiar „ești binevenit”. Pot exista obiceiuri diferite în fiecare companie, dar de obicei nu are rost să vă mulțumim pentru că ați gestionat fiecare solicitare de rutină - salvați mulțumiri pentru o întâlnire față în față. Și bineînțeles - nu trimiteți glume, imagini erotice, videoclipuri, scrisori de fericire și mesaje similare, cu excepția cazului în care sunteți absolut sigur că există doar oameni dintre destinatari care mușcă creioane din muncă din plictiseală și așteaptă fiecare nouă mailul ca mântuire. Înainte de a trimite orice scrisoare în lanț (invitație de a dona sânge sau de a ajuta un cățel sărac), verificați materialul pe Hoax.cz sau Snopes.com.

E-mailuri separate pentru fiecare subiect

În nouă din zece cazuri, este mai bine să scrieți trei e-mailuri scurte aceleiași persoane simultan într-o corespondență de lucru decât să inserați subiecte fără legătură într-un singur subiect.

Acest lucru se datorează faptului că mulți oameni folosesc e-mailurile ca memento-uri pentru sarcini și, dacă combinați mai multe sarcini, cel mai mult, întârziați momentul în care primiți răspunsul la cea mai ușoară întrebare, cel mai rău destinatarul își amintește un subiect și uită de celelalte. În special, este absolut nepotrivit să amesteci munca și corespondența privată într-un singur raport.

Dacă trebuie deja să scrieți despre mai multe lucruri diferite într-un singur e-mail și un singur subiect, numărați-le.

Scrieți posturi, tăiați scaunele

E-mailul ideal este cel mult unul care se potrivește în întregime pe ecranul destinatarului, fără a fi nevoie să derulați în sus și în jos în fereastră. Un astfel de mesaj are cele mai mari șanse ca destinatarul să-l citească imediat și să-l retragă cât mai curând posibil. Mai mult îl poate descuraja. Dacă îi scrieți cuiva în mod regulat, nu ezitați să omiteți salutul și semnătura și să mergeți direct la subiect. Nu atașați automat semnătura dvs. la fiecare mesaj. Dacă citați un alt e-mail, lăsați doar elementele esențiale, astfel încât să fie clar la ce răspundeți. Pur și simplu pus - lăsați în mesaj doar ceea ce trebuie să fie acolo. Cu toate acestea, nu omiteți majusculele la începutul propozițiilor, punctele la sfârșit - gramatica corectă facilitează înțelegerea conținutului textului.

Indicați clar la ce vă așteptați de la oameni

În e-mailuri, acesta este de obicei unul dintre cele trei lucruri: furnizarea de informații, solicitarea de informații sau solicitarea de acțiuni. Cel mai târziu din prima teză a e-mailului, trebuie să fie clar care dintre aceste trei tipuri de mesaje este.

Un număr mare de neînțelegeri rezultă din faptul că nu este clar din e-mail dacă autorul așteaptă un răspuns, deoarece cererea sa este urgentă și dacă raportul necesită o anumită activitate. Prin urmare, scrieți în așa fel încât fiecare destinatar să poată răspunde fără probleme la aceste trei întrebări.

De exemplu, cu fraze precum „ar fi bine să faci” sau „trebuie să fii pregătit”, ceri neînțelegeri, deoarece spre deosebire de contactul personal, destinatarul va fi mai greu să trimită un e-mail dacă îi atribuiți o sarcină sau doar informându-l că atribuiți altcuiva.

În unele companii, a fost folosit chiar un șablon special, care permite înțelegerea și prelucrarea mai rapidă a corespondenței electronice (în caseta de mai sus).

Un astfel de antet este plasat la începutul fiecărui e-mail (scriitorul adaugă întotdeauna un X în câmpul corect) și reduce semnificativ probabilitatea ca un termen important să fie uitat sau neînțeles. Permite chiar sortarea automată a e-mailurilor.

Regula ar trebui să se aplice, de asemenea, ca persoanele care urmează să răspundă direct la mesaj să fie listate în caseta „Către:”; destinatarii din CC (Copy) primesc mesajul doar pentru informații.

Scrie articole de știri fantastice

Apelarea unui e-mail „salut”, „solicitarea” sau introducerea propriului nume în subiect este un semn al unui începător complet pe internet. Chiar și articolele populare precum „invitația la prânz” sau „proiectul XY” sunt departe de a fi ideale.

Cea mai frecventă greșeală - în afară de nespecificitate - este că autorul afirmă subiectul e-mailului, dar nu specifică natura acestuia - dacă este vorba de furnizarea de informații sau, dimpotrivă, de solicitarea acestora.

În loc de „cazare în Bratislava” este mult mai bine să scriem „Caut cazare în Bratislava (doar un gând în paragraf

Oamenii care lucrează cu cantități mari de informații cu siguranță nu vă vor citi e-mailul, cum ar fi Shakespeare, cuvânt cu cuvânt, ci vor zbura doar prin începutul fiecărui paragraf. Prin urmare, fiecare paragraf trebuie să conțină o singură idee, altfel riscați ca cititorul să treacă cu vederea ceva important, ascuns în mijlocul textului. Dacă paragrafele sunt scurte și gândurile sunt clar separate, vor fi mai ușor de citat atunci când răspundeți.

Schimbați subiectul dacă schimbați subiectul

Dacă scrieți e-mailuri noi din lene apăsând pe Răspuns la ultimul mesaj de la persoana în cauză și nu ezitați să scrieți un subiect nou, este un faux-pas similar cu bâlbâitul la o masă. Subiectul trebuie să se potrivească întotdeauna cu conținutul e-mailului. Dacă subiectul conversației se schimbă treptat, nu vă fie teamă să schimbați subiectul imediat. Puneți-l pe original între paranteze și scrieți un nou titlu în fața parantezelor cu cuvintele „înainte”, „a fost” sau cea mai folosită engleză „a fost”. Prin urmare, veți răspunde la e-mail cu subiectul "RE: proces-verbal al ședinței" cu un mesaj în stilul "propunere de campanie de marketing (a fost: RE: proces-verbal al ședinței)".

Nu trimiteți niciodată atașamente prin e-mail fără o descriere sau doar cu cuvintele „vedeți asta”. Deschiderea unui atașament durează de obicei mult timp, deci scrieți clar ce conține atașamentul. Dacă trimiteți textul articolului de pe Internet, îl puteți insera complet în e-mail, dacă credeți că va fi mai convenabil pentru destinatar - dar includeți întotdeauna un link către sursa originală din care ați obținut text.

Un exemplu de șablon de e-mail care poate face comunicarea mai clară

Acest e-mail este: [] cerere/cerere [X] numai cu titlu informativ [] privat
Răspuns necesar: [ ] Da [ ] nu [X] depinde de tine
Urgenţă: [] imediat [ ] cât mai repede posibil [X] nu se grăbește

Subiect greșit - Subiectul e-mailului corect

Solicitare - Trimiteți-mi extrase lunare până vineri

Informații importante - Notă: Ondrej nu mai funcționează pentru noi

Comunicat de presă - Titan a introdus serviciul Golem2000

Grozav! - Fotografie frumoasă de Bratislava (atașament)

Zboruri ieftine - Oferim zboruri ieftine către Roma

Invitație - Invitație la un prânz de lucru 6.7. Hotel Astral