Potrivit unui sondaj realizat de YouGov, aproape 90% dintre angajați supraestimează călătoria și costurile restituite de companie. Aflați despre cele mai frecvente forme de fraudă și cum să le preveniți.
24.05.2013 | Sursa: Concur
Concur, care este specializată în soluții software pentru controlul și gestionarea costurilor reprezentării, rezumă cele mai frecvente probleme și escrocherii comise de angajați atunci când le plătesc în exces.
Pentru început, câteva statistici interesante, care provin din Regatul Unit, dar ar fi naiv să credem că situația din țara noastră este mai bună:
- Potrivit unui sondaj realizat de YouGov, 89% dintre persoanele care primesc costuri personale de rambursare de la companie supraestimează întotdeauna sau ocazional intenționat suma solicitată
- Potrivit agenției britanice NFA, companiile costă fraudă angajaților în rambursarea personalului costă 98 mil. lire sterline pe an
- Rambursarea cheltuielilor de personal, care nu sunt permise în temeiul Directivei privind companiile, costă companiile din Marea Britanie în medie 197 GBP per angajat pe an. În 2010, companiile au plătit 1 miliard lire sterline pentru costurile care nu au fost conforme cu directiva companiei.
- 55% dintre angajați nu știu ce este permis să solicite rambursarea conform directivei companiei sau nu au nicio idee că există directivă
- 40% dintre companii au avut probleme în timpul auditului fiscal pentru a dovedi și documenta justificarea costurilor de reproducere rambursate
Cele mai comune moduri de a trișa:
Cum să preveniți frauda în rambursarea costurilor de reprezentare
Concur recomandă două modalități principale de a ajuta la reducerea semnificativă a fraudei:
- Introducerea unei directive clare și inteligibile
- Implementarea unei aplicații integrate pentru gestionarea și controlul costurilor reprezentării
Directiva privind rambursarea costurilor
Furnizarea angajaților cu instrucțiuni clare și simple sub forma unei directive a companiei va reduce semnificativ numărul de neînțelegeri, greșeli și, în cele din urmă, frauda. Concur oferă câteva recomandări bune despre cum să scrieți și să comunicați bine o directivă:
Aplicații pentru gestionarea și controlul costurilor reprezentative
Cea mai frecventă problemă în gestionarea și controlul costurilor reprezentării sunt procesele slabe de control din partea companiei. Un exemplu este metoda manuală de colectare, verificare și contabilitate a caselor de marcat și a facturilor, care cauzează cele mai multe neînțelegeri și fraude.
O aplicație specială vă permite să controlați întregul proces de la solicitarea angajatului pentru aprobarea călătoriei de afaceri prin aprobarea acestuia de către manager, captarea costurilor suportate și integrarea extraselor de pe cardurile de plată.
O soluție specializată poate fi creată pentru a reflecta regulile definite în directiva dvs. (de exemplu, înființarea furnizorilor de servicii autorizați, procesele de aprobare etc.), care ajută la prevenirea apariției și rambursării costurilor neeligibile înainte ca acestea să fie suportate.
Nu în ultimul rând, aplicația vă va furniza statistici și analize detaliate despre cine cheltuie bani, unde și în ce scop și în ce etapă sunt tranzacțiile individuale.
Puteți citi mai multe despre avantajele soluțiilor software specializate pentru gestionarea și controlul costurilor reprezentării pe site-ul web Concur
Concur este o companie mondială de vârf în furnizarea de soluții integrate pentru gestionarea costurilor de călătorie și reprezentare. Cea mai apropiată sucursală se află în Republica Cehă