sfaturi

În opinia mea, tema productivității muncii nu va fi niciodată epuizată. Există două motive pentru aceasta. Noi înșine suntem una - vom căuta întotdeauna noi inspirații și modalități de a simplifica lucrurile. Al doilea motiv este dezvoltarea tehnologică și socială constantă și aplicațiile conexe, precum și modul în care comunicăm sau organizăm munca și timpul personal.

Am lucrat deja la mai multe subiecte pe blogul nostru care pot ajuta la organizarea timpului și la îmbunătățirea eficienței. Articolul despre „Inbox Zero” este dedicat modului de a ne asigura că avem întotdeauna o cutie de e-mail goală la sfârșitul zilei = un cap gol.

Deși există un articol despre organizarea timpului de date mai vechi, puteți găsi totuși informații utile acolo. Și din moment ce am avut recent ocazia să cânt la Bratislava BarCamp, am pregătit și o versiune actualizată a prezentării intitulată „24 de sfaturi pentru gestionarea timpului”:

Colegul Ján Pan a scris o serie de articole pe tema colaborării cu Gmail, vă recomand să le citiți pe toate. Ei sunt acolo sfaturi pentru diverse aplicații și suplimente Gmail, precum și funcții care nu sunt obișnuite și familiare.

Scăpați de tot ce nu este necesar în e-mailuri

Baza oricărei organizații sau eficiență este ordinea. Dacă vrei să te simți confortabil acasă, trebuie mai întâi să faci curățenie. Și același lucru este valabil și pentru clientul dvs. de e-mail. Dezordine în e-mailuri este o condiție prealabilă de bază pentru a fi ineficient.

Există câteva sfaturi practice și tehnice despre cum să-ți comanzi e-mailurile odată pentru totdeauna (nu pentru totdeauna, pentru că va trebui să o faci în mod regulat:)).

Dezabonați-vă de la tot ce nu aveți nevoie

O metodă eficientă este dezabonați-vă de la toate buletinele informative și discuțiile, care nu-ți aduc nimic. Personal, am doar câteva buletine informative pe care le primesc. Am verificat orice altceva. De exemplu, o puteți face manual - mai ales din subsolul unui e-mail:

Gmail, de asemenea, ocazional va putea, de asemenea, să vă dezabonați direct la antetul buletinului informativ:

O alternativă mai automatizată este utilizarea unui instrument precum unroll.me. Deși la început trebuie să înșeli că nu ești din UE, atunci merge bine de la sine.

Similar cu Unroll.me este instrumentul Sanebox. Dezavantajul Sanebox este că în comparație cu Unroll.me este plătit. Vă va costa câțiva dolari pe lună.

Dezactivați comunicările care nu vă preocupă

O tactică foarte bună pentru a scăpa de conversațiile de e-mail inutile este a lor "calmant ” - mut.

Conversațiile prin e-mail marcate în acest fel sunt se mută automat din Inbox în Arhivă, dar rămân necitite.

Configurați filtre pentru e-mailurile care trec doar prin dvs.

Filtrele de e-mail sunt lucrul perfect. Puteți determina cu ușurință condițiile pentru e-mailurile selectate și activitatea cu acestea:

De exemplu, puteți filtra în Gmail după mai multe criterii:

Și apoi putem alege ce ar trebui să se întâmple cu e-mailurile care îndeplinesc criteriile specificate:

Mai multe conturi de e-mail într-unul

Dacă aveți mai multe conturi de e-mail, fie de lucru, fie de serviciu și private, este relativ impracticabil să comutați între ele. Soluția este, de exemplu centralizarea mai multor conturi de e-mail sub un singur client de e-mail.

Există un număr de clienți de e-mail pe piață care pot lucra cu mai multe conturi simultan. Vă recomand următoarele:

Deși a făcut-o Mailbird (www.getmailbird.com), de asemenea, o versiune gratuită, its o licență pe viață costă doar 14,7 EUR. Integrarea cu aplicații precum Facebook, Google Calendar sau Slack este o chestiune firească.

Thunderbird (www.thunderbird.net) este un accesoriu în domeniul clienților de e-mail. Avantajul său imens este că este elaborat și complet gratuit.

Hiri (www.hiri.com) este cel mai scump client de e-mail dintre aceste opțiuni, dar avantajul său este acela combină e-mailurile eficiente cu un manager de sarcini.

Dacă utilizați Gmail, puteți lucra în continuare sub un singur acoperiș. Cunoașteți setările adăugați un alt cont din care puteți trimite apoi e-mailuri în interfața Gmail:

Trebuie să includeți e-mailul în cauză autorizați prin server SMTP:

Atunci știi noul e-mail selectați direct în interfață pentru a trimite mesaje noi:

Instrumente utile

Internetul este plin de instrumente și suplimente pentru a vă ajuta să îmbunătățiți activitatea și administrarea e-mailului. Să ne uităm la câteva dintre ele într-un tabel clar. Majoritatea funcționează ideal cu Gmail în special, dar mulți acceptă și alte interfețe de e-mail:

După cum se poate vedea din tabelul de mai sus, funcționalitatea clienților de e-mail poate fi extinsă semnificativ prin funcționalități simple până la instrumente complexe sub formă de management de proiect sau sistem CRM. Unele sunt complet gratuite, altele oferă funcționalități trunchiate gratuit. Cu toate acestea, dacă intenționați să le utilizați într-o companie pentru mai mulți utilizatori, de exemplu, probabil veți plăti suplimentar.

Șabloane de e-mail

Eficacitatea de a lucra cu e-mailurile rezidă nu numai în gestionarea timpului dvs., ci și în capacitatea de a automatiza unele procese la trimiterea lor. Soluția ideală pentru activități regulate sunt șabloane de e-mail.

Dacă nu doriți și nu trebuie să utilizați niciun instrument sofisticat, creați doar un șablon în care puteți schimba cu ușurință variabilele de câmp pentru a face e-mailul cât mai personalizat posibil.

Dacă doriți să utilizați un instrument, cele menționate mai sus vă vor servi foarte bine Da. Printre altele, poate trimite e-mail-uri din șabloane pregătite în bloc. De asemenea, poate urmări deschiderea e-mailurilor, dar oferă și automatizare.

De exemplu, dacă cineva nu răspunde la un e-mail în decurs de o săptămână și îl deschide, Yesware poate trimite el însuși un control predefinit.

Șabloanele de e-mail pot fi utilizate în mod ideal, de exemplu, pentru:

  • promoții,
  • rezolvarea problemelor sau reclamațiilor recurente,
  • comunicarea cu clienții,
  • e-mail rece.

Yesware vă ajută să clasificați șabloanele de e-mail și să le adaptați exact la nevoile afacerii dvs.:

În șabloane, puteți defini variabile, cum ar fi titlul sau titlul, apoi le puteți adăuga rapid și eficient înainte de a trimite:

Clasificarea și sortarea e-mailurilor

Sortarea e-mailurilor este o parte esențială a gestionării căsuței de e-mail. Fie folosiți un instrument pentru asta, fie vă ajutați. Fiecare interfață a celor mai utilizați clienți de e-mail oferă posibilitatea clasificați-le sau marcați-le prin așa-numitele Etichete- etichete:

Acest lucru va facilita lucrul cu e-mailurile către istorie. De asemenea, puteți filtra e-mailurile după proiecte sau tip, de exemplu:

Puteți atribui etichete automat prin filtrele descrise mai sus.

Delegare și colaborare pe e-mailuri

Dacă sunteți inundat de zeci sau chiar sute de e-mailuri noi pe zi, trebuie să delegați unele sarcini. Soluția ideală este să utilizați instrumente care vă transformă căsuța de e-mail într-un manager de proiect, cum ar fi ActiveInbox.com.

Este o soluție foarte bună pentru mulți clienți de e-mail (inclusiv Gmail) delegarea sarcinilor prin @command:

Utilizarea comenzilor rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură sunt, în general, o modalitate foarte bună de a accelera programul. Acest lucru se aplică și clienților de e-mail.

Comenzi rapide de la tastatură Gmail:

Comenzile rapide de la tastatură trebuie activate și setate în mod ideal la preferințele dvs.:

Apoi puteți activa propriile comenzi rapide de la tastatură:

Acest lucru se va reflecta apoi în setările Gmail, unde veți vedea un element separat în care puteți edita fiecare comandă rapidă de la tastatură:

Comenzi rapide de la tastatură Outlook:

Deși Outlook nu vă permite să personalizați comenzile rapide de la tastatură, pe de altă parte, acesta oferă în mod nativ multe. Iată câteva favorite:

  • Creați un mesaj nou: ⌘ + N (Mac); Ctrl + N (PC)
  • Trimiteți un e-mail programat: ⌘ + Returnare (Mac); Ctrl + Return (PC)
  • Salvați proiectul de e-mail în Ciorne: ⌘ + S (Mac); Ctrl + S (PC)
  • Redirecționați e-mailul: ⌘ + J (Mac); Ctrl + J (PC)
  • Afișează un alt e-mail: Control +]
  • Vizualizați e-mailul anterior: Control + [
  • Ștergeți adresa de e-mail curentă: Ștergeți
  • Marcați e-mailul selectat ca citit: ⌘ + T (Mac); Ctrl + T (PC)

Nimeni nu este perfect în organizarea timpului și a productivității. Dar puteți învăța oricând ceva nou. La urma urmei, învățăm toată viața. Astăzi punem cerințe incredibile asupra eficienței și performanței noastre. Prin urmare, cred că fiecare sfat care vă va ajuta să economisiți chiar și doar 5 minute din timpul dvs. are sens.

Pe de altă parte, eficiența nu înseamnă doar să ai mai mult timp pentru a lucra. Dacă nu aveți un echilibru între viața profesională și viața personală, nu dormiți suficient sau nu vă subestimați dieta, orice sfat pentru a lucra eficient cu orice vă va fi inutil.

De aceea, suntem bucuroși să vă împărtășim sfaturile și trucurile noastre pentru marketing online. Creăm articole, videoclipuri educaționale, seminarii web online, infografice zadarmo toate gratuit!