Contabil la Účtovná jednotka, s.r.o. și absolvent al Departamentului de contabilitate și audit la Universitatea de Economie din Bratislava.
Angajatorul trebuie să acorde indemnizații de călătorie angajatului în călătoria de afaceri. La ce indemnizații de călătorie are dreptul angajatul în 2021 și la ce trebuie inclus în ordinul de călătorie?
Actul nr. 283/2002 Coll. privind indemnizațiile de călătorie, astfel cum a fost modificată (denumită în continuare „Legea indemnizațiilor de călătorie”), reglementează cine are dreptul la indemnizații de călătorie și în ce sumă.
Călătorie de afaceri internă și străină în 2021
În conformitate cu § 2 alin. 1 din Legea privind despăgubirea călătoriei este o călătorie de afaceri din momentul în care angajatul începe să călătorească într-un alt loc decât la locul său de muncă obișnuit, inclusiv efectuarea de lucrări în acest loc până la sfârșitul acestei călătorii.
Călătoria de afaceri începe în momentul în care angajatul părăsește locul de muncă obișnuit și merge la muncă în alt loc. Călătoria de afaceri a angajatului se încheie prin întoarcerea la locul de muncă obișnuit al angajatului. De exemplu, dacă un angajat părăsește trenul la ora 13:00, dar durează 30 de minute să lucreze la gară, călătoria sa de lucru începe la ora 12:30.
O călătorie de afaceri internă este o călătorie efectuată pe teritoriul Republicii Slovace. De îndată ce un angajat trece granița de stat, este o călătorie de afaceri în străinătate. Conform § 2 alin. 2 din Legea privind despăgubirea călătoriei călătoria de afaceri în străinătate este momentul unei călătorii de afaceri în străinătate, inclusiv efectuarea muncii în străinătate până la sfârșitul acestei călătorii.
Când călătoriți cu avionul, plecarea și sosirea aeronavei conform orarului de zbor este un moment important pentru evaluarea călătoriei de afaceri interne și externe.. Adică. dacă și avionul întârzie câteva ore, călătoria de afaceri în străinătate începe cu plecarea planificată conform orarului de zbor.
SZČO poate merge și într-o călătorie de afaceri. În timpul călătoriei de afaceri, SZČO este reglementat în principal de Legea privind impozitul pe venit, care se referă în mod adecvat la Legea privind despăgubirea călătoriei. În mare măsură, călătoria de afaceri a SZČO este aceeași cu cea a angajatului. De exemplu, SZČO trebuie să dovedească și cazare cu dovada plății pentru cazare. SZČO are dreptul la o indemnizație de masă în aceleași sume ca și pentru angajați. Cu toate acestea, există unele diferențe, de exemplu, dacă SZČO dorește să folosească un vehicul privat care nu este inclus în proprietatea comercială pentru o călătorie de afaceri și dorește, de asemenea, să solicite o compensație de bază, acesta trebuie să fie propriul vehicul (nu este închiriat). Achiziționarea de combustibil trebuie întotdeauna dovedită prin dovada achiziționării de combustibil. Prețul stabilit de Oficiul de Statistică al Republicii Slovace nu poate fi utilizat. Puteți afla mai multe despre călătoriile de lucru ale SZČO în articolul Călătorii de lucru (indemnizații de călătorie) ale persoanelor care desfășoară activități independente și alte SZČO în 2020 și 2021.
Ordin de călătorie în 2021
În conformitate cu § 57 alin. 1 din Codul muncii angajatorul poate trimite angajatul într-o călătorie de afaceri în afara municipiului locului de muncă obișnuit sau reședința membrului personalului pentru perioada necesară numai cu acordul acestuia. Consimțământul angajatului nu este necesar în cazul în care detașarea pentru o călătorie de afaceri rezultă direct din natura tipului de muncă convenit sau dacă detașarea pentru o călătorie de afaceri este convenită în contractul de muncă.
Angajatorul întocmește un ordin de călătorie în care afirmă:
- numele, prenumele și adresa de reședință permanentă a personalului detașat în misiune,
- plan de călătorie de afaceri - locul și ora începerii călătoriei de afaceri, scopul călătoriei, locurile întâlnirilor și transferurilor, locul și ora sfârșitului călătoriei de afaceri,
- mijloace de transport desemnate utilizate pentru călătoria de afaceri,
- consimțământul angajatului de a fi trimis într-o călătorie de afaceri - angajatul trebuie să semneze consimțământul,
- avansuri furnizate pentru o călătorie de afaceri - valoarea avansului, data acordării avansului etc.
Rambursări pentru călătorii de afaceri interne și străine în 2021
În timpul unei călătorii de afaceri interne, angajatul are dreptul:
- rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite,
- rambursarea cheltuielilor de cazare dovedite,
- dietă,
- rambursarea cheltuielilor auxiliare necesare dovedite,
- rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite pentru vizitele de familie.
Pe lângă compensațiile menționate mai sus, angajatul aparține și în timpul călătoriei de afaceri în străinătate:
- rambursarea cheltuielilor dovedite pentru asigurarea cheltuielilor medicale necesare în străinătate,
- rambursarea cheltuielilor dovedite pentru vaccinarea obligatorie și pentru vaccinarea recomandată.
Toate compensațiile, cu excepția meselor, trebuie să fie documentate de către angajat. Numai dacă angajatorul recunoaște cheltuielile angajatului într-un alt mod, angajatul nu trebuie să dovedească cheltuielile de mai sus. Dacă angajatul nu dovedește cheltuielile, de exemplu din cauza pierderii documentului, angajatorul poate conform § 35 alin. 1 din Legea privind despăgubirea călătoriei să ofere salariatului despăgubiri în suma recunoscută de acesta, ținând cont de condițiile specificate ale călătoriei de afaceri. Sau angajatorul poate generaliza cheltuielile de deplasare, întrucât angajatorul, la stabilirea sumei forfetare, se bazează pe condițiile medii decisive pentru acordarea de compensații pentru călătoriile de afaceri către angajați.
Conform articolului 14 din Legea privind despăgubirea călătoriei angajatorul poate oferi angajatului bani de buzunar în euro sau în valută străină până la 40% din indemnizația de masă acordată angajatului într-o călătorie de afaceri străină în timpul unei călătorii de afaceri în străinătate. Banii de buzunar, spre deosebire de alte rambursări, nu sunt o rambursare obligatorie pentru călătorie. Banii de buzunar furnizați unui angajat sunt întotdeauna venitul impozabil al angajatului, ceea ce înseamnă că suma de bani de buzunar crește salariul brut al angajatului în scopul calculării contribuțiilor la compania de asigurări de sănătate, Agenției de Asigurări Sociale și în scopul calculării angajatului impozit.
Compensație obligatorie pentru călătoriile de afaceri care sunt până la limită stipulat de Legea impozitului pe venit, nu constituie venit impozabil pentru angajat. Indemnizațiile de călătorie prevăzute în plus față de Legea privind impozitul pe venit și Legea privind indemnizațiile de călătorie sunt venituri impozabile pentru angajat. În același timp, contribuțiile la Compania de Asigurări Sociale și de Sănătate sunt plătite din compensații prevăzute în exces față de lege.
Rambursarea cheltuielilor de călătorie într-o călătorie de afaceri în 2021
Cheltuielile de călătorie într-o călătorie de afaceri internă trebuie să fie dovedite de angajat cu documente de călătorie. Poate fi, de exemplu, un bilet din tren, un bilet din autobuz, din transportul public sau un bilet și dovada plății biletului între două locuri slovace sau o carte de îmbarcare de pe navă.
Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri poate folosi și o mașină de companie. În baza unui acord scris cu angajatorul, angajatul poate folosi și un autovehicul privat pentru o călătorie de afaceri, cum ar fi propriul vehicul sau împrumutat de la un membru al familiei, prieten, etc.
Compensație pentru utilizarea autovehiculelor rutiere într-o călătorie de afaceri în 2021
Atunci când folosește un autovehicul privat pentru o călătorie de afaceri, angajatul are dreptul la:
- compensare de bază pentru fiecare 1 km de conducere,
- înlocuirea combustibililor consumați.
Pentru vehiculele cu o singură cale (motociclete) și tricicluri, compensația de bază pentru 1 km de conducere este de 0,053 EUR. Compensația de bază pentru un vehicul rutier personal este de 0,193 EUR pentru fiecare 1 km parcurs. Dacă angajatul folosește și o remorcă în călătoria de afaceri, compensația de bază va fi majorată cu 15%.
În conformitate cu § 7 alin. 4 din Legea privind despăgubirea călătoriei angajatul are dreptul la despăgubiri pentru combustibilii consumați conform prețurilor combustibililor recalculate în funcție de consumul de combustibil menționat în certificatul tehnic a unui autovehicul rutier sau într-un certificat de înmatriculare a unui autovehicul rutier.
Angajatul dovedește prețul combustibilului prin dovada achiziționării combustibilului în timpul călătoriei de afaceri sau înainte de călătoria de afaceri. Dacă dovedește prețul combustibililor prin mai multe documente pentru achiziționarea combustibililor, prețul se calculează prin media aritmetică a prețurilor. În cazul în care angajatul nu are dovada achiziționării de combustibil, ruta calculată de Oficiul de Statistică al Republicii Slovace va fi utilizată pentru calcularea compensației.
Formula pentru calcularea compensației pentru combustibilii consumați este după cum urmează:
Compensația pentru combustibilii consumați = consumul de combustibil indicat în certificatul tehnic * numărul de km parcurși în călătoria de afaceri * prețul unitar pentru 1 litru de combustibil indicat pe dovada achiziționării combustibilului
Notă: suma calculată a rambursării de bază, precum și suma calculată a rambursării pentru combustibilii consumați este rotunjită la cel mai apropiat cent de euro.
Dacă angajatul folosește un autovehicul personal privat pentru o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să menționeze acest vehicul în declarația de impozitare a autovehiculului.. Dacă pe parcursul anului un angajat folosește o mașină privată pentru o călătorie de afaceri într-o singură lună, impozitul pe autovehicul este plătit de angajator doar pentru o lună în care vehiculul a fost utilizat pentru o călătorie de afaceri.
În cazul autoturismului companiei angajatorului, vehiculul este supus impozitului pe autovehicule pe tot parcursul anului, chiar dacă angajatorul furnizează angajatului mașina companiei pentru o călătorie de afaceri o singură dată.
Rambursarea cheltuielilor pentru cazare într-o călătorie de afaceri în 2021
La facturarea pentru o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să dovedească costurile de cazare cu un document din eCash sau factură, sau un cont de hotel. Prețul și sfera serviciilor furnizate trebuie să fie clare din documentul de cazare. De exemplu, dacă micul dejun a fost furnizat sau nu ca parte a cazării.
Mesele din călătoria de afaceri internă în 2021
Mesele sunt singura despăgubire pe care angajatul nu o dovedește cu dovada achiziționării de alimente. Mesele reprezintă o compensație care rezultă direct din Legea privind despăgubirea călătoriei. Cuantumul indemnizației de masă este determinat în funcție de timpul petrecut în călătoria de afaceri. Dacă călătoria de afaceri în țară durează într-o zi calendaristică:
- de la 5 la 12 ore - masa este de 5,10 euro,
- peste 12-18 ore - masa este în valoare de 7,60 euro,
- peste 18 ore - pensiunea este în valoare de 11,60 euro.
Conform § 5 alin. 6 din Legea privind despăgubirea călătoriei dacă angajatul a dovedit mese gratuite într-o călătorie de afaceri, angajatorul nu oferă mese. Angajatorul reduce (reduce) dreptul angajatului la mese cu 25% din suma de 11,60 EUR dacă angajatul a luat micul dejun gratuit. În cazul unui prânz gratuit, dreptul de îmbarcare este redus cu 40% din suma de 11,60 EUR și în cazul unei cine gratuite cu 30% din suma de 11,60 EUR. Dacă angajatul, inclusiv cazarea, are un mic dejun dovedit, dreptul de îmbarcare se reduce cu 25% din suma de 11,60 euro.
Notă: Suma redusă a taxei de masă este rotunjită la cel mai apropiat cent de euro.
Mesele într-o călătorie de afaceri în străinătate în 2021
În timpul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul are dreptul la o indemnizație de masă pentru fiecare zi calendaristică:
- 25% din tariful de masă de bază dacă călătoria în afara teritoriului Republicii Slovace a durat până la 6 ore inclusiv,
- 50% din indemnizația de bază pentru masă dacă călătoria în afara teritoriului Republicii Slovace a durat peste 6 ore până la 12 ore inclusiv,
- 100% din tariful de masă de bază dacă călătoria în afara teritoriului Republicii Slovace a durat mai mult de 12 ore.
Tarifele de bază ale meselor pentru anumite țări sunt stabilite de Ministerul Finanțelor din Republica Slovacă prin măsura nr. 401/2012 Coll., Care stabilește tarifele de bază ale pensiunii în euro sau în valută pentru călătorii de afaceri străine. De exemplu, pentru Republica Cehă rata de bază de îmbarcare este stabilită la 600 CZK, în Austria rata de bază de îmbarcare este de 45 EUR.
Dacă un angajat se află în mai multe țări într-o zi calendaristică, i se va oferi hrană pentru țara în care a petrecut cele mai multe ore în timpul zilei calendaristice.
Chiar și în timpul călătoriilor de afaceri în străinătate, angajații sunt reduși pentru mese atunci când au mese oferite gratuit sau dacă personalul a oferit în mod demonstrabil micul dejun ca parte a unității de cazare. Cu toate acestea, acestea nu sunt reduse din suma de 11,60 euro, ci acestea sunt reduse de la tariful de bază stabilit pentru o anumită țară. De exemplu, dacă un angajat se află într-o călătorie de afaceri în Austria, unde tariful de bază la pensiune este de 45 EUR pe zi și este, de asemenea, oferit cu micul dejun, acesta va fi redus cu 25% din suma de 45 EUR pentru fiecare zi în care i s-a servit cazare.
Rambursarea cheltuielilor accesorii de călătorie de afaceri în 2021
Cheltuielile auxiliare sunt cheltuieli care nu se încadrează în domeniul cheltuielilor de călătorie sau cazare. Cheltuielile accesorii pentru o călătorie de afaceri pot fi, de exemplu, admiterea la o expoziție sau conferință sau o ștampilă de parcare sau de autostradă. Toate cheltuielile suplimentare legate de călătoria de afaceri trebuie să fie dovedite de angajat cu dovada plății cheltuielilor accidentale, cum ar fi un document de la casa de marcat sau o factură.
Rambursarea cheltuielilor pentru vizitele de familie în timpul călătoriilor de afaceri interne și străine în 2021
Pentru călătoriile de afaceri interne, angajatul are dreptul la rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite pentru călătoriile pentru a-și vizita familia la locul de ședere.. Angajatorul poate conveni, de asemenea, cu angajatul asupra unui alt loc de reședință al familiei, unde angajatul îi va vizita. Pentru ca costurile legate de vizita familiei la locul de reședință să fie recunoscute, călătoria de afaceri internă trebuie să dureze continuu mai mult de șapte zile calendaristice. În acest caz, angajatul poate vizita familia în fiecare săptămână.
În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul are dreptul la rambursarea cheltuielilor de călătorie pentru o vizită de familie numai dacă este de acord în scris cu angajatorul pentru o vizită de familie.
Rambursarea cheltuielilor dovedite pentru asigurarea cheltuielilor medicale necesare în străinătate în 2021
În timpul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul poate plăti asigurarea pentru cheltuielile medicale necesare în străinătate. Angajatorul trebuie să îi plătească despăgubiri pentru asigurarea cheltuielilor medicale pe baza dovezii asigurării plătite. Dacă angajatul este asigurat de angajator, acesta nu mai rambursează angajatul, deoarece angajatul este asigurat prin angajator.
Rambursarea cheltuielilor dovedite pentru vaccinarea obligatorie și pentru vaccinarea recomandată în 2021
Un membru al personalului detașat într-o călătorie de afaceri în străinătate la tropice are dreptul la rambursarea costurilor de vaccinare obligatorie sau de vaccinare recomandată.. Vaccinarea trebuie recomandată fie de Organizația Mondială a Sănătății, fie de către Oficiul de Sănătate Publică din Republica Slovacă. În același timp, angajatul are dreptul la rambursarea costului vaccinării dacă dovedește angajatorului plata pentru vaccinare printr-un document.
Exemplu de călătorie de afaceri internă a unui angajat în 2021
Compania Podnikajte.sk, s.r.o. a trimis un angajat într-o călătorie de afaceri. Locul de muncă obișnuit este biroul din Bratislava. Angajatul a fost trimis la Žilina într-o călătorie de afaceri. La sfârșitul călătoriei de afaceri, angajatul și-a dovedit dreptul la despăgubire cu următoarele documente:
- bilet de transport public în Bratislava - marcat 7.1.2021 la 08:35 în valoare de 0,90 euro,
- bilet de tren spre Žilina tot cu scaun - plecare 09:13 din Bratislava, sosire 11:40 pe 7.1.2021 - în valoare de 10,38 euro,
- factură pentru cazare în Žilina în valoare de 50 de euro - prețul include micul dejun,
- bilet de tren spre Bratislava și cu scaun - plecare 13:20 din Žilina, sosire 15:47 pe 8.1.2021 - în valoare de 10,38 euro,
- bilet de transport public în Bratislava - marcat cu 8.1.2021 la 15:55 în valoare de 0,90 euro.
Călătoria de afaceri a angajatului a început pe 7 ianuarie 2021 la 8:30, părăsind biroul. S-a întors la birou la data de 8.1.2021 la 16:15.
Calculul indemnizațiilor de călătorie:
- rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite = 10,38 * 2 + 0,9 * 2 = 22,56 euro,
- rambursarea cheltuielilor dovedite pentru cazare = 50 euro,
- bord - pe 7.1.2021 călătoria de afaceri a durat 15,5 ore. Angajatul are dreptul la o indemnizație de masă în valoare de 7,60 euro. La 8 ianuarie 2021, călătoria de afaceri a durat 16,25 de ore. Angajatul a servit micul dejun ca parte a cazării, astfel că dreptul său este redus cu 11,60 * 0,25 = 2,90 euro. Dreptul de îmbarcare la 8.1.2021 = 7,60 - 2,90 = 4,70 euro. Mesele din călătoria de afaceri au fost de 4,70 + 7,60 = 12,30 euro.
Indemnizațiile de călătorie rambursate salariatului au fost în sumă de 22,56 + 50 + 12,30 = 84,86 euro.