Actul nr. 283/2002 Coll. privind indemnizațiile de călătorie, astfel cum a fost modificată (denumită în continuare „Legea indemnizațiilor de călătorie”) reglementează condițiile de acordare a rambursării cheltuielilor și a altor beneficii pentru acte juridice definite cu precizie și a unui grup de persoane clar definit, tipuri de indemnizații de călătorie, determinarea suma solicitată în valută străină, avansurile privind indemnizațiile de călătorie și calculul acestora în valută străină, precum și alte aspecte legate de indemnizațiile de călătorie. Conform § 4 alin. 1 din Legea privind indemnizațiile de călătorie, următoarele indemnizații aparțin unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri:
(a) rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite,
(b) rambursarea cheltuielilor de cazare dovedite,
c) mese,
(d) rambursarea cheltuielilor auxiliare necesare dovedite,
e) rambursarea cheltuielilor de călătorie dovedite pentru călătoriile pentru a-și vizita familia la locul de ședere sau între angajator și angajatul unui loc de ședere al familiei din Republica Slovacă, în prealabil, dacă călătoria de afaceri durează mai mult de șapte zile consecutive zile calendaristice, în fiecare săptămână, dacă această compensație nu este convenită în contractul colectiv sau în contractul de muncă sau într-un alt acord scris cu angajatul pentru o perioadă mai lungă de timp, dar nu mai mult de o lună.
În funcție de natura economică, indemnizațiile de călătorie se încasează în contul 512 - Cheltuieli de călătorie. Măsura Ministerului Finanțelor din Republica Slovacă nr. 23054/2002-92, care stabilește detaliile procedurilor contabile și planul general de conturi pentru antreprenorii care contează în sistemul de evidență contabilă cu dublă intrare, astfel cum a fost modificat (denumit în continuare „proceduri contabile în OP”), reglementează contabilitatea a cheltuielilor de călătorie în legătură cu creanțele și datoriile către angajați.
Conform § 51 alin. 2 și alin. Cele 3 proceduri contabile din PO sunt:
• în contul 333 - Alte datorii către angajați reprezintă diverse datorii către angajați, cum ar fi dreptul angajaților la rambursarea cheltuielilor de călătorie,
• în contul 335 - Contul de creanțe de la angajați pentru diverse creanțe de la angajați, de exemplu, avansuri prevăzute pentru cheltuieli de călătorie, avansuri de decontare, aplicarea compensației angajaților.
Din punctul de vedere al taxării pentru călătoriile de afaceri și indemnizațiile de călătorie, următoarele sunt esențiale:
1. determinarea datei evenimentului contabil,
2. conversia indemnizațiilor de călătorie și avansurilor în indemnizații de călătorie în valută și în euro.
Conform § 4 alin. 7 din Legea contabilității, o entitate contabilă este obligată să țină conturi și să întocmească situații financiare în unități monetare ale monedei euro.
Secțiunea 24 din Legea contabilității prevede conversia activelor și pasivelor denominate în valută străină în euro la un curs de referință stabilit și declarat de Banca Centrală Europeană sau Banca Națională a Slovaciei (denumit în continuare „rata de referință”)
a) în ziua care precede ziua evenimentului contabil sau într-o altă zi, dacă acest lucru este prevăzut de un regulament special (o transcriere specială este, de exemplu, Legea nr. 483/2001 Col. privind băncile, astfel cum a fost modificată),
(b) la data la care sunt întocmite situațiile financiare,
c) în ziua care este ziua decisivă în care activele și pasivele sunt preluate de la entitatea juridică care fuzionează în străinătate.
Conform § 24 alin. 6 din Legea contabilității, pentru scăderea aceleiași valute străine în numerar sau dintr-un cont valutar, se pot utiliza următoarele pentru conversia valutei străine în euro:
• prețul determinat de media aritmetică ponderată (metoda VAP) sau
• prețul determinat în așa fel încât primul preț pentru evaluarea creșterii în valută străină în euro este utilizat ca primul preț pentru evaluarea scăderii în valută în euro (metoda FIFO).
Dacă această scădere a valutei străine este asociată cu decontarea unui pasiv, valoarea din conversie conform metodei VAP sau FIFO este utilizată pentru a converti decontarea pasivului din moneda străină în euro. Rata de schimb la momentul primirii sau furnizării avansului este utilizată pentru a măsura creanțele și pasivele în valută străină asociate contabilității avansului furnizat sau primit în valută străină.
Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, Legea privind indemnizațiile de călătorie prevede furnizarea anumitor indemnizații de călătorie (de exemplu, masă, buzunar) în euro sau în valută. Indemnizațiile de călătorie în valută străină (nu avansurile) vor fi convertite în euro în scopuri contabile în conformitate cu dispozițiile de mai sus din Legea contabilității.
Întrebarea nr. 2 - Utilizarea cursului de schimb pentru perceperea indemnizațiilor de călătorie
Răspunsul
Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri are dreptul la despăgubirea specificată la § 4 alin. 1 scrisoare a) la scrisoare e) din Legea privind despăgubirea călătoriei.
§ 36 alin. 6 din Legea privind indemnizațiile de călătorie stabilește cursul de schimb care trebuie aplicat în cazul unui acord între angajator și angajat privind plata meselor într-o altă monedă decât cea prevăzută în Legea privind indemnizațiile de călătorie; cursul de schimb specificat va fi utilizat la calcularea rambursărilor la conversia sumei mesei furnizate în euro într-o monedă străină și invers, precum și la conversia sumei mesei furnizate într-o monedă străină într-o altă monedă străină. În acest scop, în sensul dispoziției menționate, se determină cursul de schimb, care este cursul de referință stabilit și anunțat de BCE sau BNS, care este valabil în prima zi a lunii în care călătoria de afaceri străină sau a început un alt eveniment pe bază de masă. Valoarea alocației de masă este determinată prin conversia valorii alocației de masă în euro într-o monedă străină convenită, sau invers, sau prin conversia valorii indemnizației de masă într-o monedă străină într-o altă monedă străină. Răspunderea din dreptul de îmbarcare apare în moneda convenită și este contabilizată în moneda convenită.
Concluzie:
1. mai întâi recalculați factura în conformitate cu Legea privind despăgubirea călătoriei
2. numai dacă un pasiv în valută străină apare pe baza unei decontări, atunci în contabilitate veți utiliza contabilitatea cursului de schimb din ziua anterioară decontării, ziua evenimentului contabil.